コピー、プリンタ、スキャンの違い？今は複合機に集約される

この記事は約 9 分で読めます。

管理人の紙コンサルこと、べぎやすです。

今回は、コピー、プリンタ、スキャンの違い？
今は複合機に集約されるというお話。

かつては、コピー機・プリンタ・スキャナーが
それぞれ独立機器として存在していました。

しかし近年では、それらの機能を
1台にまとめた「複合機」が
主流となっています。

オフィスだけでなく、家庭でも複合機を
導入するケースが増えていますが、

そもそもコピー・プリンタ・スキャンには
どんな違いがあるのでしょうか？

ここでは、それぞれの機能の役割を
改めて整理しつつ、なぜ複合機に

集約されるようになったのかを
具体的に解説していきます。

ということで。

この記事では、コピー、プリンタ、
スキャンの違い？今は複合機に
集約される、について

管理人が調べたことを
お伝えしたいと思います。

コピー・プリンタ・スキャンの基本的な違い

まずは、それぞれの機能がどのような目的で使われ、どのように異なる働きをするのかを、基本から見ていきましょう。オフィスでも家庭でもよく使われるこの3つの機能ですが、それぞれの役割を理解しておくことで、より効果的に使い分けることができます。

コピーとは、紙の資料や書類をそのままの形で別の紙に複製する機能のことを指します。例えば、契約書や申請書類などをそのまま複写したいときに利用されるのがこのコピー機能です。

操作としては、まず原稿をガラス面にセットし、機械がその内容を読み取り、そのまま同じ内容を印刷して別の紙に出力します。この工程は「読み取り」と「印刷」が一体となって行われており、ユーザーはボタンを押すだけで完結します。

コピー機能は、内部でスキャン機能とプリント機能の両方が連動して動作することで実現しています。そのため、コピーは「紙 → 紙」への変換を目的とした、非常にシンプルで直感的な機能となっています。

プリンタは、パソコンやスマートフォンなどのデジタルデバイスから送信されたデータを、紙に印刷するための機器です。一般的には、Word文書、Excelの表、PDFファイル、写真、ウェブページの印刷など、様々な用途で使われています。

プリンタの特徴は、情報の流れが「デジタルデータ → 紙」という一方向であることです。つまり、画面上にある情報を物理的な形に出力するための装置であり、入力や読み取りは行いません。

最近のプリンタは、Wi-Fi接続やスマートフォンアプリとの連携にも対応しており、クラウド上のファイルを印刷することも可能になっています。印刷の方式にもインクジェットやレーザーなどがあり、それぞれ特徴があります。

スキャンは、紙の文書や写真といったアナログの情報を読み取って、デジタルデータに変換する機能のことです。例えば、手書きのメモをパソコンで保存したいときや、写真をJPEGとして取り込みたいときなどに利用されます。

スキャンによって取り込まれたデータは、JPEG、PNG、PDFなどの形式で保存され、パソコンやクラウドで管理できるようになります。最近のスキャナーではOCR（文字認識）機能も搭載されており、スキャンした書類から文字情報を抽出してテキスト編集できる場合もあります。

つまり、スキャンは「紙 → デジタル」という変換作業を担い、アーカイブや共有、編集など、情報活用の幅を広げてくれる重要な役割を果たしています。

これまで紹介したように、コピー、プリンタ、スキャンはそれぞれ異なる機能と役割を持つ機器でした。かつては、これらはすべて別々の装置として使用されていました。

しかし現在では、これら3つ以上の機能を1台にまとめた「複合機（MFP：Multi Function Printer）」が主流となりつつあります。その理由について、いくつかの視点から詳しく見てみましょう。

オフィスや家庭の限られたスペースの中で、コピー機、プリンタ、スキャナーをそれぞれ置くと、場所を取ってしまいます。複合機を使えば、1台で3つ以上の機能を兼ね備えているため、設置面積を大幅に削減できます。

特に小規模オフィスや自宅では、省スペースは大きなメリットです。机の上や棚の一角に設置できるコンパクトなモデルも多く、インテリアや動線を邪魔せずに配置できる点も評価されています。

別々の機器をそれぞれ購入し、メンテナンスや管理を行うとなると、費用がかさみます。複合機であれば、導入コストも維持費も抑えられる可能性が高いです。

さらに、インクやトナー、メンテナンス部品などの消耗品も一元管理できるため、在庫の把握や発注も効率的になります。結果として、ランニングコストの削減にもつながります。

現在の複合機は、ほとんどがネットワーク機能を搭載しており、オフィスのLANやWi-Fiと連携して複数人で共用できます。また、スキャンしたデータをそのままクラウドストレージやメールに送信することも可能です。

さらに、FAX送信機能、両面印刷、USBメモリへの直接保存など、さまざまな便利機能が搭載されており、日常業務の中での効率を大幅に高めてくれます。こうした利便性が複合機の普及を後押ししています。

複合機の便利さは非常に魅力的ですが、単機能のプリンタやスキャナーにも独自の価値があります。使い方や用途によっては、あえて単機能機を選ぶという選択肢も有効です。

ここでは、単機能機の持つメリットや、複合機との適切な使い分け方について解説していきます。

高性能：プリンタ専用機やスキャナー専用機は、それぞれの機能に特化して設計されているため、印刷品質やスキャン精度が非常に高いです。特に写真印刷や高解像度スキャンなどでは、単機能機が圧倒的に優れています。
耐久性：機構がシンプルで、故障のリスクが低い点も大きな利点です。構造が単純な分、メンテナンスも比較的容易で、長く使える傾向にあります。
導入コスト：家庭用モデルであれば、プリンタやスキャナー単体で比較的安価に入手できることもあり、初期費用を抑えたい場合に適しています。