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管理人の紙コンサルこと、べぎやすです。
今回は、プリントの穴を開けない方法では
挟むだけファイルが便利かもというお話。
管理人、今はフリーランスなので
紙の資料はほとんどありません。
資料は基本的にデータで残して
重要なものだけ印刷します。
しかし、学校のプリントとかだと
そうも行きませんよね。
膨大な量のプリントが配布されるし
それを子供に整理しろというのも、ね。
学校に限らず会社であっても
紙の資料は結構たまる。
その企業の文化もありますが
会議資料なんてすごいですからね～
海外との取引が多い場合は資料も
パワポがほとんどだったりしますが、
国内だとそういう画面も印刷して
手元に配布されたりしますから。
それで、受け取る方もやっぱり
紙があると安心するんですよね。
見直すことなんてほぼないのに。
いずれにしてもちょっと大きな会議があると
各部署が資料を配布するので大変な量。
それを丁寧に整理するとなると
それだけで大仕事になります。
そして何より困るのは、
紙はかさばること。
データなら決まった場所に保管しておけば
いいだけで、保管場所に困ることはない。
普通の文書なら事実上いくらでも
保管することが出来るでしょう。
それを後で検索して取り出すことも簡単。
しかし、紙の場合はそうはいかない。
あっという間に保管場所はなくなります。
余程分類をしっかりしていないと
後から探すのは大仕事になります。
管理人の経験ではもらった資料は
時系列に綴るのが一番マシでしたね。
しかし、それも余程割り切ってやらないと
結局、訳が分からなくなるでしょう。
下手にカテゴリを分け始めると
泥沼にハマるということです。
まあ、世の中にこれだけ整理法の
本があるということはそれだけ
決定版がなくて面倒だという
裏返しなんだと思います。
それはそうとして。
時系列で整理するにしても穴を開けて
パンチで綴るのが多いんですけど、
それをやらずにプリントの穴を
開けない整理方法はないのかと。
やり方はいくつかあると思いますが
ちょっと調べてみました。
ということで。
この記事ではプリントの穴を
開けない整理方法について
管理人の調べたことを
お伝えしたいと思います。
プリントの穴を開けないなら挟むだけファイルやレールファイル
結論から言うと、プリントの穴を開けない
なら挟むだけファイルカレールファイル。
このあたりが便利そうです。
ではそれぞれ説明してみます。
挟むだけファイル
挟むだけファイルは読んで字のごとくで
ただ挟むだけのファイルですね。
何のことはないこれです。
プラス 個別フォルダーエコノミー 10枚 A4横 FL-081IF 87-288 イエロー
どこのオフィスにもあるでしょうか。
これに資料を分類して挟むだけ。
このやり方の大きな欠点は
書類をなくす可能性があること。
これはどうしようもないんですよね。
挟んであるだけですから。
逆にメリットは書類を捨てやすいこと。
この場合はメリットとデメリットが
表裏一体という感じです。
それでどちらを重要視するか。
管理人は捨てやすいことが
重要だと思いますね。
今の御時世なら。
というのも、書類を紙で残すのは
結局人間が見やすいためです。
保管しておけばいいだけなら
電子データのほうが都合がいい。
実際、紙の書類と言っても今どき
手書きのものはほとんどないでしょう。
たとえ手書きのものであっても重要なら
スキャンしてPDFにでもしておけばいい。
そのデータの保管に自信がないなら
GMAILに添付資料として添付して
自分にでも送付しておけば
後から検索もできるでしょう。
いずれにしても紙にこだわらなくていい。
データが残っていればいつでも
印刷もできるわけですし。
それなら、資料がなくなるシスクより
資料があふれるリスクを考えるべき。
パンパンになったファイルから必要な
資料を取り出すのはかなり大変です。
なのでなるべく不要な資料は捨てて
必要なものだけ残しておく。
その方が結局機能的なんですよね。
それに。
管理人の記憶では挟むだけファイルで
資料が紛失したということはないです。
資料が多すぎて見つけられない
というのはありましたが。
実際には資料はなくなりません。
もちろん丁寧に扱うとかそういう
当たり前のことは必要ですけどね。
ということで。
この挟むだけファイルはボックスとか
キャビネットと組み合わせれば使いやすい。
安くていいんじゃないかと思いますね。
なによりプリントに穴を開けなくて済む。
紙を傷めないのもいいところです。
レールファイル
レールファイルはこれですね。
コクヨ ファイル レールクリヤーホルダー PP 5冊 A4 フ-W760W×5
これもオフィスにはあるでしょう。
挟むだけファイルは少ない資料を
まとめて保管する感じですが、
こちらはまとまった枚数を
冊子として保管する感じです。
10枚程度の小冊子になりますかね。
それなりのレポートを保管するのに
丁度いいかなと思います。
管理人のまとめ
今回は、プリントの穴を開けない
保管方法についてのお話でした。
結局、便利なのは挟むだけファイル。
冊子として保管するならレールファイル。
という感じですね。
特に、挟むだけファイルは資料が
増えすぎないように捨てやすくする
という点で原始的な方法ですが
有効だということです。
管理人としては資料は紙だけではなく
データで保存するべきかなと思います。
今の御時世なら大抵の文書は
パソコンで作るわけですし
紙の資料も簡単にスキャンして
PDFに出来るわけです。
なので、紙で持つのは本当に
必要な資料だけにして
それほどでもないものはデータで
保管するほうが現実的でしょうね。
管理人もかつての勤務先では
紙の資料がたまって大変でした。
捨てるには貴重なものも多かったし
書庫はスグに一杯になるし。
過去の貴重な実験データも
結局保管できずに捨ててましたね。
今ならスキャンしてパソコンに
取り込むことも出来るでしょうけど。
まあ、プリントに穴を開けるかどうかは
一長一短で、ISO規格のようなものなら
それは穴を開けてキングファイルに
カッチリ保管するべきでしょう。
しかし、普段良く使う資料でそんな
ことをしていたら不便で仕方がない。
こういうのは適材適所で使い分けるべき。
キレイに整理できても仕事に
ならなければ意味がないので。
この記事が、プリントの穴を開けない
紙の保管の参考になればと思います。
資料の整理、上手くやってくださいね！
