紙の申請書が無くなる！スマホを持っていない人はどうする？

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管理人の紙コンサルこと、べぎやすです。

今回は、紙の申請書が無くなる！スマホを持っていない人はどうする？、というお話。

行政手続きや各種サービスの申し込みで、紙の申請書を使わずにスマートフォンやパソコンから手続きを済ませる仕組みが広がっています。窓口に出向いたり、書類を印刷して郵送したりする手間が減るため、利用者にとって便利な変化といえます。

一方で、スマートフォンを持っていない人や、インターネットの操作が苦手な人にとっては、不安もあるのではないでしょうか。

「紙の申請書が無くなったら、手続きができなくなるのでは？」「スマホを持っていない高齢者はどうすればいいの？」「役所の窓口でも申請できなくなるの？」といった疑問が生まれるのも自然なことです。

結論からいうと、紙の申請書が電子化されても、すべての手続きで紙が一斉に廃止されるわけではありません。ただし、行政機関やサービスによっては、オンライン申請を基本としたり、紙での受け付け方法を変更したりする場合があります。

そのため、スマートフォンを持っていない人は、対象となる手続きでどのような申請方法が用意されているかを確認することが大切です。

ここでは、紙の申請書が無くなる背景や、スマートフォンを持っていない人が利用できる代替手段、デジタル化によって生じる課題などを具体的に解説します。

ということで。

この記事では、紙の申請書が無くなる！スマホを持っていない人はどうする？、について管理人が調べたことをお伝えしたいと思います。

紙の申請書が無くなるといわれる理由

紙の申請書を減らす動きが進んでいる背景には、行政手続きや企業の事務作業を効率化する目的があります。

これまで紙で行っていた申請や届け出をオンライン化することで、利用者と手続きを受け付ける側の双方にメリットが生まれます。

行政手続きのオンライン化が進んでいる

行政では、住民票に関する手続きや各種証明書の申請、子育て関連の届け出など、さまざまな分野でオンライン化が進められています。

オンライン申請に対応していれば、手続きのために役所へ出向く必要がなくなったり、窓口の受付時間を気にせず申請できたりする場合があります。

例えば、仕事や家事で日中に役所へ行く時間を確保しにくい人にとって、自宅から申請できる仕組みは便利です。遠方に住んでいる人や、外出が難しい人にとっても、移動の負担を減らせる可能性があります。

ただし、オンラインで申請できる範囲は手続きごとに異なります。申請自体はインターネットでできても、本人確認や原本の提出などのために別の手続きが必要になる場合もあります。

そのため、行政手続きがすべてオンラインで完結するとは限りません。

紙の書類を管理する手間や費用を減らせる

紙の申請書を使用する場合、用紙の印刷や配布、記入内容の確認、書類の保管など、多くの作業が発生します。

申請件数が多い行政機関や企業では、書類を整理するだけでも相当な時間が必要です。記入漏れがあれば、申請者への確認や書類の再提出を求めなければならないこともあります。

オンライン申請では、システムによって入力漏れを防いだり、入力された情報をデータとして管理したりできます。

例えば、住所や氏名などの入力が必要な申請フォームでは、必須項目を設定することで、必要な情報が入力されていない場合にエラーを表示できます。紙の申請書を一枚ずつ確認する作業を減らせるため、事務処理の効率化につながります。

また、紙の使用量を減らせれば、印刷費や郵送費、保管スペースなどの削減も期待できます。

ただし、システムの導入や維持にも費用がかかるため、電子化すれば必ずすべてのコストが下がるというわけではありません。

デジタル化によって手続きを簡単にする狙いがある

紙の申請書では、申請者が必要事項を記入し、書類を提出したあと、担当者が内容を確認してシステムに入力するという流れになることがあります。

オンライン申請であれば、申請者が入力した情報をそのままデータとして取り込める場合があり、転記作業の削減につながります。

また、申請状況をオンラインで確認できる仕組みがあれば、書類が受け付けられたかどうかを問い合わせる手間も減らせます。

このように、紙の申請書を減らす取り組みは、単に紙を使わなくするだけではなく、手続き全体を見直して便利にすることを目的としています。

スマホを持っていない人はどうすればいい？

紙の申請書が電子化されると、スマートフォンを持っていない人は手続きができなくなるのではないかと心配になります。

しかし、スマートフォンがなくても利用できる方法はいくつかあります。重要なのは、スマートフォンを使うことと、インターネットを利用することは必ずしも同じではないという点です。

パソコンから申請する

スマートフォンを持っていなくても、パソコンとインターネット環境があれば、オンライン申請を利用できる場合があります。

行政機関や企業が提供する申請フォームの中には、スマートフォンだけでなく、パソコンのブラウザーから操作できるものもあります。

例えば、次のような手続きがオンライン化されている場合、パソコンから申請できる可能性があります。

• 各種証明書の交付申請
• 自治体が実施する給付金などの申請
• 子育て関連の申請や届け出
• 企業が提供するサービスの申し込み
• 各種アンケートや登録手続き

ただし、これらの手続きがすべてパソコンだけで完結するわけではありません。本人確認のためにスマートフォンが必要なサービスや、専用アプリの利用が求められる仕組みもあります。

また、マイナンバーカードを使った電子申請では、カードの読み取りや電子署名など、手続きに応じた準備が必要になる場合があります。

パソコンから申請できるかどうかに加えて、本人確認の方法や必要な機器についても確認しておくと安心です。

役所やサービスの窓口で相談する

スマートフォンもパソコンも持っていない場合は、申請先の窓口で相談する方法があります。

自治体によっては、窓口で職員が申請方法を案内したり、オンライン申請を支援する窓口を設けたりしている場合があります。

例えば、給付金の申請方法が分からない場合や、電子申請の操作が難しい場合には、自治体の担当窓口に問い合わせることで、利用できる申請方法を確認できます。

ただし、窓口で相談できることと、窓口で紙の申請書を提出できることは別です。オンライン申請の操作を支援するだけで、申請自体は本人がオンラインで行う必要がある場合もあります。

窓口での受け付けが継続されているか、紙の申請書が用意されているかなどは、手続きごとに確認する必要があります。

特に、申請期限が決まっている給付金や補助金などでは、代替手段を探しているうちに期限を過ぎてしまわないよう、早めに問い合わせることが大切です。

郵送による申請ができるか確認する

オンライン申請が難しい場合、郵送による申請が選択肢になることもあります。

自治体やサービスによっては、申請書を郵送で取り寄せたり、公式サイトからダウンロードして印刷したりして、必要事項を記入したうえで提出できる場合があります。

例えば、申請書をダウンロードできる場合は、家族や知人に印刷を手伝ってもらい、本人が必要事項を記入して郵送する方法も考えられます。

ただし、郵送での申請を受け付けていない手続きもあるため、紙の申請書が必ず入手できるとは限りません。

また、申請書をダウンロードするためのインターネット環境や印刷機器がない場合には、別の方法を検討する必要があります。

郵送による申請を希望する場合は、申請先に問い合わせて、書類の入手方法、提出先、必要な添付書類、締め切りなどを確認しておくとスムーズです。

家族などに操作を手伝ってもらう

オンライン申請に対応しているものの、操作に不安がある場合は、家族などに入力方法を教えてもらう方法もあります。

例えば、申請フォームを開くところまで手伝ってもらい、その後の内容確認や必要事項の入力は本人が行うといった方法です。

ただし、申請には個人情報や金融機関の口座情報などを入力する場合があります。本人の意思を確認せずに手続きを進めたり、パスワードや暗証番号を安易に共有したりすることは避ける必要があります。

電子署名や本人確認が必要な手続きでは、本人による操作が求められることもあります。

家族が代わりに申請できるかどうかは制度やサービスによって異なるため、代理申請が認められているかどうかも確認が必要です。

紙の申請書は本当にすべて無くなるの？

デジタル化が進んでいるからといって、すべての紙の申請書が一斉に廃止されるわけではありません。

実際には、行政機関や企業が提供するサービスによって、オンライン申請への対応状況や紙の書類の取り扱いが異なります。

オンライン申請と紙の申請を併用するケース

オンライン申請を導入していても、紙の申請書による手続きを継続している場合があります。

例えば、インターネットを利用できる人はオンラインで申請し、利用が難しい人は窓口や郵送で申請するという方法です。

このように複数の申請方法を用意すれば、利用者は自分の環境や状況に応じて手続きを選べます。

一方、申請方法が複数あると、受け付ける側ではそれぞれの手続きを管理しなければなりません。そのため、事務処理の効率化を目的として、特定の申請方法に集約するケースも考えられます。

紙の申請書が残るかどうかは、単純にデジタル化が進んでいるかだけではなく、手続きの性質や利用者の状況、制度上の要件などによって決まります。

紙での申請が終了する場合もある

一部のサービスでは、オンライン申請への移行に伴って、従来の紙の申請書による受け付けを終了することがあります。

その場合、スマートフォンを持っていない人は、パソコンで申請できるか、窓口での申請が可能か、代理申請が認められているかなどを確認する必要があります。

注意したいのは、紙の申請書が廃止されるという案内があっても、すべての利用者が同じ方法で申請しなければならないとは限らないことです。

例えば、通常の申請はオンラインに一本化されていても、特別な事情がある場合に個別の相談を受け付けている可能性があります。

ただし、個別対応が必ず認められるわけではありません。例外的な手続きがあるかどうかは、申請先の公式案内や担当窓口で確認する必要があります。

申請書の電子化と手続きの完全オンライン化は違う

紙の申請書が無くなるという話では、申請書そのものが電子化されることと、手続きのすべてがオンラインで完結することを区別する必要があります。

申請書をオンラインで提出できるようになっても、本人確認書類の提出や証明書の受け取りなどで、窓口への訪問や郵送が必要になる場合があります。

反対に、申請書は紙のままでも、提出後の審査や情報管理を電子化しているケースもあります。

そのため、「紙の申請書が無くなる」という情報を見たときは、何が電子化されるのかを確認することが重要です。

申請書の提出方法だけが変更されるのか、窓口の受け付けも終了するのか、本人確認の方法まで変わるのかによって、利用者が準備する内容も変わってきます。

スマホを持っていない高齢者が困りやすい場面

紙の申請書の電子化によって、特に影響を受けやすいと考えられるのが、スマートフォンやパソコンの操作に慣れていない人です。

高齢者に限らず、デジタル機器を使う機会が少ない人や、インターネット環境を整えていない人も、手続きの変更に戸惑う可能性があります。

本人確認の方法が分からない

オンライン申請では、申請者本人であることを確認するために、マイナンバーカードや電子証明書、本人確認書類などを利用する場合があります。

手続きによっては、カードを読み取るための機器や、対応するスマートフォンが必要になることもあります。

そのため、申請フォームの入力自体はできても、本人確認の段階で先に進めなくなる可能性があります。

このような場合は、本人確認に必要なものを事前に確認し、利用できる端末や代替手段があるかどうかを申請先に問い合わせることが大切です。

入力ミスや操作ミスが起こりやすい

紙の申請書であれば、記入した内容を見直しながら訂正できますが、オンライン申請では画面の切り替えや入力項目の選択など、慣れない操作が必要になることがあります。

住所の入力形式を間違えたり、必要なファイルを添付できなかったり、送信ボタンを押す前に操作を中断してしまったりするケースも考えられます。

また、申請フォームの入力途中で時間が経過すると、セキュリティ対策によって自動的にログアウトされる場合もあります。

入力に不安がある場合は、申請に必要な書類を先に準備し、入力内容を確認しながら進めるとミスを減らしやすくなります。

送信後には、受付完了の画面や受付番号、確認メールなどを確認し、申請が正常に受け付けられたことを確かめることも重要です。

インターネット環境がないと手続きが難しい

スマートフォンを持っていなくても、パソコンがあればオンライン申請を利用できる場合があります。しかし、パソコンを持っていない人や、自宅にインターネット環境がない人もいます。

そのような状況では、パソコンからの申請という代替手段を利用できません。

公共施設などに設置されたパソコンを利用できる場合もありますが、すべての施設でオンライン申請に対応できるわけではありません。個人情報を入力する手続きでは、周囲から画面を見られない環境や、安全に操作できる環境を選ぶことも大切です。

インターネット環境がない場合は、窓口での相談や郵送での申請など、利用可能な方法が残されているかを確認する必要があります。

紙の申請書が無くなることで生じるメリット

紙の申請書の電子化には、利用者と手続きを運営する側の双方にメリットがあります。

窓口へ行く回数や待ち時間を減らせる

オンライン申請に対応していれば、窓口の受付時間に合わせて外出する必要がなくなる場合があります。

仕事や家事で忙しい人にとっては、移動時間や待ち時間を減らせることが大きなメリットです。

また、体調や身体的な事情によって外出が難しい人も、自宅から申請できる手続きであれば負担を軽減できます。

ただし、オンライン申請の受付時間やメンテナンスの時間帯、本人確認などの条件はサービスによって異なります。

書類の記入や提出にかかる手間を減らせる

紙の申請書では、必要事項を手書きで記入し、添付書類をそろえ、指定された場所へ提出する必要があります。

オンライン申請では、画面の案内に沿って情報を入力できるほか、対応している手続きであれば必要書類の画像やデータを添付できる場合があります。

また、以前に入力した情報を再利用できる仕組みがあれば、同じ内容を何度も記入する手間を減らせる可能性があります。

ただし、申請内容によっては添付書類の準備や追加提出が必要になるため、すべての手続きが簡単になるとは限りません。

申請状況を確認しやすくなる

オンライン申請のシステムによっては、申請の受け付け状況や審査の進み具合を確認できます。

紙の申請書を郵送した場合、書類が届いたかどうかや、審査がどこまで進んでいるかを確認するために、電話などで問い合わせる必要が生じることがあります。

オンラインで状況を確認できれば、問い合わせの手間を減らせる可能性があります。

ただし、申請状況を確認できる機能がすべてのシステムに備わっているわけではありません。受付完了の通知だけが送られる場合もあります。

紙の申請書が無くなることで生じるデメリットと課題

紙の申請書を電子化することには多くのメリットがある一方で、すべての人にとって使いやすい仕組みになるとは限りません。

特に、デジタル機器を使い慣れていない人や、利用できる端末が限られている人への配慮が重要になります。

デジタル機器を使える人と使えない人の差が広がる

スマートフォンやパソコンを日常的に使っている人にとって、オンライン申請は便利な仕組みです。

一方、デジタル機器を持っていない人や、操作に不慣れな人にとっては、申請方法が分からないだけで手続きそのものが難しくなる可能性があります。

こうした、デジタル技術を利用できる人と利用しにくい人の間に生じる格差は、一般に「デジタルデバイド」と呼ばれています。

申請方法がオンラインに限定されると、端末やインターネット環境を用意できない人ほど不利になるおそれがあります。

行政手続きは、給付金や各種証明書の取得など、生活に直接関わるものも少なくありません。そのため、デジタル化を進める際には、機器を使えない人でも必要な手続きを利用できる仕組みを整えることが課題となります。

操作を覚えるための時間や費用が必要になる

オンライン申請を利用するには、端末の準備だけでなく、基本的な操作方法を覚える必要があります。

スマートフォンを新たに購入する場合は端末代がかかり、インターネット回線や通信サービスを契約すれば継続的な費用も発生します。

申請のためだけに新しい機器を購入することが、誰にとっても現実的な選択肢とは限りません。

また、操作方法を覚えるための時間や、トラブルが起きた際に相談できる相手が必要になることもあります。

そのため、単にオンライン申請の仕組みを導入するだけではなく、操作を支援する窓口や、分かりやすい説明資料を用意することも重要です。

通信障害やシステムトラブルの影響を受ける

オンライン申請は、インターネット環境やシステムが正常に動作していることを前提としています。

通信障害やシステムの不具合が発生すると、申請フォームを開けなくなったり、入力した情報を送信できなくなったりする可能性があります。

申請期限が迫っている場合、システムの不具合によって手続きができないと、大きな問題につながることも考えられます。

こうした事態に備えるには、障害発生時の案内を分かりやすくすることや、必要に応じて問い合わせ窓口を設けることが重要です。

また、申請が完了したかどうか分からない場合は、何度も送信する前に受付状況を確認し、二重申請にならないよう注意する必要があります。

スマホを持っていない人が事前に確認しておきたいこと

紙の申請書が電子化される場合に備えて、利用できる申請方法や必要な準備を確認しておくと、実際に手続きが必要になったときに慌てずに済みます。

申請先の公式サイトで最新情報を確認する

まず確認したいのが、申請先の公式サイトです。

行政機関や企業では、オンライン申請への移行に伴って、申請方法や必要書類、受付期間などを変更する場合があります。

古い情報を参考にすると、すでに終了した申請方法を利用しようとしてしまう可能性があります。

公式サイトでは、次のような項目を確認しておくと安心です。

• オンライン申請に対応しているか
• スマートフォンが必須なのか、パソコンでも申請できるのか
• 紙の申請書による受け付けが継続されているか
• 窓口での申請や相談ができるか
• 郵送による申請が可能か
• 本人確認に必要な書類や機器は何か
• 申請期限や受付時間はいつまでか

特に、スマートフォンが必須なのかどうかは重要なポイントです。オンライン申請に対応していても、パソコンから手続きできるのであれば、新たにスマートフォンを購入せずに済む可能性があります。

自治体の相談窓口を把握しておく

申請方法が分からない場合や、公式サイトを見ても必要な情報を確認できない場合は、自治体の担当窓口に問い合わせる方法があります。

自治体によっては、デジタル機器の操作に関する相談や、オンライン申請の支援を行っている場合があります。

ただし、支援の内容や利用できる時間帯は自治体によって異なります。

窓口へ出向く前に電話などで問い合わせておけば、必要な書類や持ち物、対応できる窓口を確認できます。

また、自治体の広報紙や窓口で配布される案内資料にも、申請方法の変更に関する情報が掲載されることがあります。インターネットを利用していない場合は、こうした紙の案内も情報収集の手段になります。

家族や周囲の人と情報を共有する

デジタル機器の操作に不安がある場合は、家族や周囲の人と申請方法について情報を共有しておくことも役立ちます。

例えば、申請書の入手方法や提出期限、問い合わせ先などを紙にまとめておけば、必要なときに確認しやすくなります。

ただし、個人情報やパスワード、暗証番号などの管理には注意が必要です。申請を手伝ってもらう場合でも、本人の意思を尊重し、必要以上の情報を共有しないようにすることが大切です。

また、本人に代わって手続きを行う場合には、代理申請が認められているかどうかを事前に確認する必要があります。

紙の申請書を無くすなら誰もが使える仕組みが必要

行政や企業のデジタル化を進めるうえでは、手続きの効率化だけでなく、さまざまな利用者が無理なく手続きを行える環境づくりも欠かせません。

オンライン以外の相談手段を確保する

オンライン申請が便利になっても、操作方法が分からない人や、インターネット環境がない人は一定数存在します。

そのため、電話で問い合わせができる窓口や、対面で相談できる場所を確保することが重要です。

オンライン申請の操作を支援するだけでなく、必要に応じて郵送や窓口などの代替手段を案内できれば、デジタル機器を持っていない人も手続きを進めやすくなります。

ただし、すべての手続きで紙や窓口による申請が可能とは限りません。代替手段がない場合には、どのような方法で本人確認や申請を行えるのか、個別に確認する必要があります。

高齢者やデジタル機器が苦手な人への支援を充実させる

オンライン申請を利用する人が増えるほど、操作に不慣れな人へのサポートも重要になります。

例えば、画面の操作手順を図解した説明書を用意したり、窓口で実際の画面を見ながら操作方法を案内したりする方法が考えられます。

説明書には、専門用語をできるだけ使わず、どのボタンを押すのか、何を入力するのか、次にどの画面が表示されるのかを具体的に示すことが効果的です。

また、一度説明を受けただけでは覚えられない場合もあるため、何度でも確認できる資料や相談先があると安心です。

こうした支援は高齢者だけでなく、デジタル機器を使う機会が少ない人や、初めてオンライン申請を利用する人にとっても役立ちます。

利用者の状況に合わせて申請方法を選べることが理想

デジタル化によって便利になる人がいる一方で、従来の方法が使えなくなることで不便を感じる人もいます。

そのため、申請手続きを設計する際には、オンライン申請を基本としながらも、利用者の状況に応じて適切な支援を受けられる仕組みが求められます。

例えば、オンラインでの申請が難しい人には操作支援を提供し、端末や通信環境がない人には利用できる代替手段を案内するといった対応です。

もちろん、手続きの性質や制度上の要件によって、選択できる方法には違いがあります。それでも、単に紙を無くすことを目的とするのではなく、誰もが必要な行政サービスや民間サービスを利用できる環境を整えることが大切です。

管理人のまとめ

今回は、紙の申請書が無くなる！スマホを持っていない人はどうする？、というお話でした。

紙の申請書の電子化は、行政手続きや企業の事務作業を効率化し、利用者の負担を減らすための取り組みです。オンライン申請が普及すれば、窓口へ出向く時間や書類の記入・郵送にかかる手間を減らせる可能性があります。

一方で、スマートフォンを持っていない人や、デジタル機器の操作に慣れていない人にとっては、申請方法の変更が大きな負担になる場合もあります。

スマートフォンがなくても、パソコンから申請できる手続きはあります。また、自治体やサービスによっては、窓口での相談や郵送による申請などの方法が用意されている場合もあります。

ただし、すべての手続きで紙の申請書が残されるわけではなく、オンライン申請にスマートフォンが必要な場合もあります。そのため、紙の申請書が無くなるという情報を見たときは、具体的にどの手続きが対象なのか、代替手段があるのかを確認することが重要です。

今後、デジタル化がさらに進むとしても、すべての人が同じ環境でスマートフォンやパソコンを使えるわけではありません。手続きの効率化と、デジタル機器を持っていない人への配慮を両立させることが、誰もが安心してサービスを利用できる社会につながります。

紙の申請書、デジタルとの棲み分けで上手く活用してほしいですね！

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