管理人の紙コンサルこと、べぎやすです。
今回は、紙の帳票の電子化！
運用を考えずに導入すると問題が増える？
というお話。
管理人が社会人になった頃。
まだ日報は紙に手書きでした。
いつの時代やねん！
と思われるでしょうが30年以上前です。
もちろん業種によって対応は違っていて
学生時代にバイトしたローン会社では
顧客情報は電子化されてました、
でも紙に印刷してましたけど。
管理人が会社を辞めるちょっと前は
購入伝票が完全に電子化されましたね。
発注は購買部が一括してましたけど
それまで手書き伝票だったのが
社内LANでフォームに入力すれば
発注できるシステムになりました。
このとき以来紙の伝票を
書くことはなくなりました。
管理人の業務は楽になりましたが
伝票を持って行くついでに購買部の
女子社員の顔を見に行くという
楽しみがなくなって残念でしたね～
それはそうとして。
この紙の帳票の電子化なんですが。
最終的にはどの現場でも
実現するんでしょうけど
導入するときに運用を考えないと
本末転倒なことが起こりやすい。
ではどういう問題が起こるのか？
ということで。
この記事では、紙の帳票の電子化！
運用を考えずに導入すると問題が増える？
について
管理人が調べたことを
お伝えしたいと思います。
紙の帳票の電子化は業務改善の魔法ではない！
まず大前提なんですけど。
紙の帳票の電子化をすればなにか
すごいことになるわけではない。
ここ、かなり重要です。
管理人は会社にいたときに製品倉庫の
システム化に関係したことがあります。
役割は製品の品質を聞かれたときに
答えるという技術的なものでしたけど。
それでそのとき言われたこと。
紙の帳票でうまく回っている部分は
システムを入れてもうまく回るが
紙の帳票でうまく行ってないことは
システムを入れてもうまく行かない。
考えてみれば当然のことです。
業務フローが確立できていなければ
紙だろうがシステムだろうが回らない。
ところが。
現場のことがわからない上司がやってきて
紙の電子化をすると業務が改善すると思う。
思うのは勝手ですけどそれで
だいたいの現場は混乱します。
お金をかけてシステムを入れたのに
手続きが煩雑になっただけとなる。
こんなことなら紙のほうがよかったと。
管理人が強調したいのはこれですね。
運用ルールとか業務フローとかが
確立してないのにシステムを入れる。
そしてダメになる。
紙の帳票を電子化するのは
ペーパーレスでいいこと。
しかし、やっていいのかどうかを
見極めてからでないと混乱する。
管理人の少ない経験だけでも
そういう失敗がありますので。
たとえば。
突発的な事が起こったときにシステムに
登録していないから対応できないとか。
こうなるとシステムを入れて
業務改善になっていない。
紙なら融通がきいたのにとなる。
こういうときに業務ルールが明確なら
どう対応すればいいか決まっているので
そこまで大きな混乱は起こらず
対応できるんでしょうけど。
残念ながらこういうところに
企業のレベルが出てくるようです。
逆に言うと突発ばっかりが起こって
正規のルールで運用ができないなら
それは運用できるルールに
変更しなければいけない。
こういう運用とか業務フローとかを
考えずに導入すると大変なことになる。
最悪はせっかく導入したシステムが
使われなくなってしまうわけです。
ところが困ったことに。
こういうルールを破るのが
上位者だったりするわけで。
小さな会社だとヤレと命令した
社長が最初に壊したりする。
紙の帳票の電子化というのは
単なるシステムの問題ではない。
結構経営の根深いところに
問題があったりするんですね。
なので。
運用ルールや業務フローが明確で
現在うまく回っているところは
紙の帳票の電子化をすれば
効率が良くなるんですが
そうでなければ逆効果になり
担当者はひどい目に合う。
無理に自分の思い通りにしようとする
経営者が横車を押すと崩壊します。
なので。
紙の帳票の電子化は最初は小さく始めて
徐々に全体に行き渡らせた方がいい。
特に大きな会社では一旦混乱すると
収拾がつかなくなる恐れがあります。
時代はペーパーレス、は間違いないですが。
自社の状況に合わせて取り組まないと
見栄えだけ良くて中はボロボロになる。
これは本当に注意してほしいですね～
紙の帳票の電子化のメリット
繰り返しますが。
紙の帳票の電子化をするなら
運用をよく考えないといけない。
しかし、運用ルールや業務フローが
確立しているならメリットは大きい。
一般的なお話としては、
- 紙が減る。
- 転記作業が減る。
- 時間効率が上がる。
というところでしょうか。
全般的に無駄が減るというわけですね。
しかし、魔法があるわけではなく、
業務効率が上がるだけのことです。
これまで出来なかったなにかが
出来るわけではありません。
これこそ過度な期待をしてはいけない。
これまで普通に回っていたことが
効率良くなったらOKということ。
ここは間違わないでほしいですね～
管理人のまとめ
今回は紙の帳票の電子化！
運用を考えずに導入すると問題が増える？
というお話でした。
ペーパーレスの時代ではありますが。
なんでもペーパーレスにすればいい
というものではないと思っています。
むしろ、まずは紙の帳票で運用して
ルールが確立してからシステム化する。
それくらいの慎重さが必要ではないかなと。
紙の帳票なら変更は簡単ですけど
一旦システム化すると変更は大変。
たとえば6桁のコードがあったとして
それを7桁に変更となると至難の業。
管理人のようにちょっとだけでも
システム系の話を聞いたことあれば
その程度の変更というのでさえ
無理難題だと言うことがわかる。
ソフトというのは一回決まると
簡単に変更できないんですよね。
だから。
なにか新しいことを始めるなら
まずは紙ベースでやっておいて
確立してから電子化する
という方がいいかなと。
一番まずいのはまだ運用ルールも
業務フローも決まらないうちに
電子化ありきで進めてしまって
結局使えない事態になること。
ペーパーレスは業務効率化の一環なのに
それが足を引っ張ったら本末転倒です。
電子化を見据えた上で紙ベースで
運用して確立してから変更する。
とにかく現場の混乱を起こさない。
そういう取り組みであってほしいですね～
この記事が、紙の帳票の
電子化の参考になればと。
紙の帳票の電子化、うまくやってくださいね！
（参考）
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