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管理人の紙コンサルこと、べぎやすです。
今回は、ペーパーレス化が進まない理由。
ITリテラシーが低いから？と言うお話。
管理人、ペーパーレスは実は懐疑的。
というのも。
管理人は50代ですけど、これ以上の人は
多分ほとんどが紙の資料で育った世代。
だからこの世代より下の世代が
中心にならないと難しいかなと。
メールの添付資料を読んでくださいと
言われても印刷して読みますので。
正直言ってペーパーレス化できるのは。
管理人の感覚では生まれたときから
ファミコンがあった世代からかなと。
ファミコン発売が1983年ですから
2023年時点だと40歳になりますか。
企業だと中堅社員ですからこの年代が
取締役になったころに本格化するかと。
結局ですね。
子供の頃に食べたハンバーガーの味が
大人になっても忘れられないように
若い頃の習慣はそう簡単には
変えることが出来ないんです。
なので社会が変わるにはその世代が
消滅して代替わりした時になる。
生まれたときからファミコンなら
テレビ画面ですべてが完結していた。
攻略本はありましたけど
そんなものは読まずに遊ぶ。
そういう世代が中心になれば
ペーパーレス化は進むでしょう。
それ以降は生まれたときから
スマホがある世代ですから
ペーパーレスなんてわざわざ
いわなくても当然になる。
管理人の見立てはこんな感じですが
一般的にはどう考えられているのか？
ちょっと確認してみましょうか。
ということで。
この記事ではペーパーレス化が進まない理由。
ITリテラシーが低いから？について
管理人が調べたことを
お伝えしたいと思います。
ペーパーレス化が進まない理由。主なものは4つ
管理人がいろいろと調べたところによると、ペーパーレス化がなかなか進まない背景には、大きく分けて4つの主要な理由があると言われています。
- ITリテラシーが低い
- 導入コストが高い
- 運用ルールを変えられない
- 必要性やメリットの認知不足
まず最初にあげられるのは、「ITリテラシーが低い」という理由です。しかし、これについては本当にそうなのかなと個人的には疑問に思っています。
確かに、ITに苦手意識がある人も多く、慣れていない人にとっては操作が難しく感じられるかもしれません。ただ、そもそもペーパーレス化というのは、必ずしも高いITスキルを要求されるようなものではなく、ツールや仕組みが分かりやすく整備されていれば、誰にでも利用できるもののはずです。
それよりも、実際のところは「画面で文章を読むこと自体がつらい」「目が疲れる」「紙の方が読みやすい」といった身体的・感覚的な理由のほうが大きいのではないでしょうか。特に年配の方にとっては、パソコンやタブレットの画面で長時間資料を見るのは非常に負担になります。
そうであれば、大きなモニターを用意するとか、文字を簡単に拡大できる機能を導入するとか、そういった読みやすさへの配慮こそが必要だと思います。つまり「ITリテラシーが低いからできない」というのは、本質的な理由ではなく、実際はそれを理由にした言い訳であるようにも感じます。
また、ITリテラシーが低いのであれば、教育や研修によって底上げを図ることもできるはずです。それをせずに「できない」と諦めてしまうのは、結局のところ「努力をしていない」ということになるのではないでしょうか。
次に多く挙げられるのが「導入コストが高い」という話です。これも本当にそうなのか疑わしいところです。ペーパーレス化を進める前に、具体的にどれだけのコストがかかるのか、またペーパーレス化によってどれだけコスト削減が可能なのか、しっかりと試算を行った結果なのでしょうか。
たとえば、紙やインク代、印刷機の維持費、人手による紙の保管や整理など、紙を使うことによって発生するコストも見逃せません。それらとペーパーレス化によって必要となる機材やシステム導入費、教育費などを比較した上での「導入コストが高い」なら理解できますが、単に「なんとなく高そうだからやらない」というのは、やはり本質を見ていないと言わざるを得ません。
つまり、この点もまた、実際には「やらない理由」を並べているだけで、実際に検証された上での結論とは言えないように思います。
そして、本当に大きな問題とされるべきなのは、次の2点です。
- 運用ルールを変えられない
- 必要性やメリットの認知不足
これこそが、ペーパーレス化が本格的に進まない最大の壁なのではないかと、管理人は考えています。
以前、情報システム部門の担当者に聞いたことがありますが、やはり「どんなに高機能で便利なシステムを導入しても、使う側がそれを活用できなければ意味がない」という言葉が印象に残っています。実際に現場で使う社員が、きちんと運用ルールを守り、正しく利用しなければ、せっかくの仕組みも宝の持ち腐れになってしまうのです。
つまり、どれだけ立派なシステムを設計して、プログラムを作っても、それを現場で運用する社員の意識が変わらないと、全く意味がないということです。逆に言えば、運用ルールをきちんと作り、それを全社的に浸透させてこそ、初めてペーパーレス化は実現に近づくのだと思います。
もう一つの「必要性やメリットの認知不足」という点も、非常に根深い問題です。そもそもペーパーレス化を進めようとしている経営陣や幹部が、本気でそれを推進する気があるのか、というところに疑問を感じることも少なくありません。
ただ世間の風潮に合わせて「うちもやらないといけない」といった雰囲気で導入しようとしても、現場にはその熱意は伝わらず、結局は形だけの導入に終わってしまうことが多いように感じます。
本当に業務効率化や業務改善、環境保護といった明確な目的を持ってペーパーレス化を進めているのであれば、たとえ障害があってもそれを乗り越えるための工夫や投資がなされるはずです。しかし、実際にはそのような動きが見えないことも多く、言葉ばかりが先行している印象を受けます。
つまり、幹部の発言や方針に行動が伴っていなければ、現場も動けないし、結果としてペーパーレス化も実現しないのです。
そして、結局は管理人の最初の主張に戻ります。
今の企業の幹部層は、まだまだペーパーレス化に適応できる世代ではないということです。重要な書類やデータは紙で印刷して保管するという習慣が根強く残っており、デジタル管理に対する信頼や安心感が薄いのです。
その意識が変わらない限り、どれだけ技術が進化してもペーパーレス化は進展しないのではないかと感じています。
ペーパーレス化には世代交代が必要？
管理人としては、ペーパーレス化を本格的に推進するためには、ある程度の世代交代が不可欠ではないかと考えています。
どれだけ言葉で「デジタル化が大事」「業務効率化のため」と言っても、それに対応できる意識と感覚がなければ、実際に制度として定着させることは難しいのです。
たとえば、10年ほど前に管理人が台湾や韓国へ出張した際には、現地の企業ではすでに紙の資料はほとんど使われておらず、プレゼン資料もすべてパワーポイントやPDFで共有されていました。現地の若い企業では、それがごく自然なことだったのです。
逆に日本では、当時もそして今でも、会議では紙の資料が配られることが多く、紙に依存した業務スタイルが根付いています。これは既に確立された紙文化の上に成り立っている業務フローが多いため、その文化が根強く残っているのだと感じます。
紙を使わないと読めない、紙に印刷しておかないと不安。そういった感覚を持つ世代が会社の中枢を担っている限り、どれだけ若手が頑張っても、大きな変革にはつながらないのかもしれません。
管理人の感覚としては、生まれたときから家庭にファミコンやパソコンがあり、新聞を読まないことが当たり前だった世代が企業の幹部になったとき、ようやくペーパーレス化は本格的に進むのではないかと思います。
つまり、デジタルに慣れた世代が組織の中枢に入ってくることで、自然と業務スタイルも紙から離れていく。そういった世代交代が、ペーパーレス化を実現するカギになるのではないでしょうか。
管理人のまとめ
今回はペーパーレス化が進まない理由。
ITリテラシーが低いから？
というお話でした。
管理人の感覚でいうと。
ペーパーレス化は結局習慣の問題。
そして人間は若い時の習慣を
年を取ってから変えるのは無理。
特にひとつの企業で働いてきた人が
今までの文化を捨てるのは難しい。
ペーパーレス化が進まないのは
- ITリテラシーが低い
- 導入コストが高い
- 運用ルールを変えられない
- 必要性やメリットの認知不足
ということになっていますけど
多分実際の問題は幹部の対応かなと。
今までのやり方でうまくいくなら
変えたくないのが人間の性です。
なので幹部が世代交代するまでは
ペーパーレス化は進まないでしょう。
会社によっては存続しているかどうか。
そういう問題だと思いますね～
この記事が、ペーパーレス化が
進まない理由の参考になればと。
ペーパーレス化、上手くやって下さいね！
（参考）
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