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管理人の紙コンサルこと、べぎやすです。
今回は、名刺の管理は紙かデジタルか？
量が少なければ紙のほうが便利と言うお話。
管理人も働いていたときは
名刺交換をしたものです。
どこかの会社に出張すれば
1回でも何枚ももらいましたね。
特定の相手と何回も会うなら
そんなに要らないんですけど
初めて訪問する相手先だと
あっという間になくなって
代わりに関係者の名刺が
何枚も増えてしまう。
まあ、そういうものですけど。
工場で働いていたときでも
現場のテンダーならいいですが
スタッフ業務の場合は出張や
先方の訪問で面談したりする。
管理人の場合だと技術部や開発部で
薬品メーカーと会うことが多かった。
たまにクレーム処理もありましたけど。
これが営業職だったら名刺の数は
もっともっと多くなるでしょう。
それはそうとして。
この名刺をどうやって管理するのか？
個人が個人的に管理する場合と
法人が一括管理する場合では
状況は違うと思いますが
個人的に管理するなら
どんな感じになるのか
確認してみましょうか。
ということで。
この記事では名刺の管理は紙かデジタルか？
量が少なければ紙のほうが便利、について
管理人が調べたことを
お伝えしたいと思います。
名刺の管理は紙かデジタルか？枚数の多さで考える
名刺の管理は紙かデジタルか。
理想は両方なんでしょう。
しかし今ならデジタルですかね。
こういう名刺ホルダーもあるし。
キングジム デジタル名刺ホルダー「ピットレック」 ホワイト DNH20シロ
とりあえずもらった名刺を
読み込ませておけばいい。
使い勝手は機種によって違うでしょうけど
名刺が大量にあるならこれが便利かなと。
もうひとつは紙での管理。
本当に必要な人だけを
名刺ファイルに入れておく。
名刺ファイルは昔ながらの
こんなやつが使いやすいか。
コクヨ 名刺入れ ファイル 名刺ホルダー POSTY 替紙式 グレー A4 500名 P3メイ-355NDM
管理人が働いていた頃からある。
本当に昔ながらですよね～
そうそう。
昔ながらといえば名刺の並べ方。
これは人によって違いました。
たとえば会社別とか、
たとえばあいうえお順とか。
管理人はよく電話をかける順。
こんな感じの名刺ボックスを用意して
電話をかけたら名刺を前に置くだけ。
セキセイ ネームカードボックス ブラック CB-700-00
結局名刺ってよく使う人と
そうでない人が分かれます。
なので使った人を前に置くようにすれば
自然と必要な人の名刺が前に出てくる。
管理人は普段コンタクトを取る人が
少なかったからこれで十分でした。
それに当時はデジタル管理が出来なかった。
管理人が社会に出たのが平成元年。
ようやくデジカメが出てきた時代。
今のようにスマホで気軽に写真を撮って
好きなように編集できるわけもない。
だから紙の名刺をいかに効率よく
管理するかが重要だったんですね。
しかし今となっては。
そんな面倒なことを考えなくても
とりあえずデジタルデータにして
あとは必要に応じて検索すれば
必要な名刺はすぐに見つかる。
管理のやり方は全く変わるんですね。
いずれにしても。
名刺の数が多ければデジタルが便利だし
名刺の数が少なければ紙で十分かなと。
このあたりは自分の状況に合わせて
管理すればいいと思いますね～
名刺の管理は紙かデジタルか。紙ならではの良さもある
ここからは余談ですが。
名刺の管理は紙かデジタルかですけど。
名刺のスキャンとかをマメにやるなら
デジタルが便利かなと思うんです。
データ化できれば共有もしやすいし
検索できれば探し回ることもない。
ただし。
紙の名刺には紙の名刺なりの
良さもあるかなと思います。
たとえば。
紙だからその場で記入ができる。
マナーとしては良くないですけど
名刺にその人の特徴とか書ける。
次にあった時にどんな人だったか
思い出すのに役に立ちますよね？
訪問した日時など記入しておくと
出会って何年経過したかとか分かる。
こういうのって結構重要ですよね。
出張報告みたいなのを真面目に書けば
そんなのは分かるだろうと思いますが
いつでも書けるわけでもないし
そこまででもないことだってある。
なので。
ちょっと気がついたことを記入できる
と言う意味で紙の名刺は便利かなと。
それから。
紙の質の問題もありますね。
どんな紙質の名刺を渡されたのか。
大切なのは会社名とか肩書ですが
それでも紙質は印象を変えます。
厚手のしっかりした紙なのか
ペラペラの紙なのかとかですね。
名刺の裏面がどうなってるかとか
色々工夫している場合もある。
紙の質とか、厚みとか大きさとか
手で持つというところも大事です。
こうなるとただのデータじゃない。
名刺の整理とは違いますが
人間らしい重要なところ。
こういうのが人間の結びつきとして
残るものなのではと思うんですよね～
管理人のまとめ
今回は名刺の管理は紙かデジタルか？
量が少なければ紙のほうが便利
というお話でした。
管理人も昔は名刺の管理は悩みました。
管理人が社会人になった頃は
デジタル管理なんてなかったし。
今ならデジタルでも紙でも管理出来ます。
管理人的にはどちらがいいではなく
両方をうまく使って管理して欲しい。
デジタル管理はデータの読み込みさえ
できれば検索出来るので超便利です。
なので枚数が多ければデジタル。
紙の方は少ない枚数を管理するとき便利。
しょっちゅう使うとか電源がないとか
そういうときに活躍するでしょう。
人と会う仕事の場合名刺の管理は重要課題。
紙とデジタルをうまく使って
管理してほしいですね～
この記事が、名刺管理の
参考になればと思います。
名刺管理、うまくやってくださいね！
（参考）
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