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管理人の紙コンサルこと、べぎやすです。
今回はプリント教材の整理方法です。
子供のプリント教材って
気がつくと溜まってますよね。
これは子供が悪いわけでも
親が悪いわけでもないんでしょう。
○○整理法、みたいな本が
ベストセラーになるわけですし、
それも何冊も出て来るわけですから
だれでも困ってることなんでしょう。
断捨離とかも流行ってますよね。
無策だと整理はできない、
というのが本当なんだろうなと。
管理人も整理が
うまいわけではありません。
自分自身がこれならできそう、
と言う方法を知りたい。
だからこの記事では
プリント教材の整理方法について
自分なりに調べたことを
お伝えしたいと思います。
プリント教材の整理方法大量の紙をどのように保管するか？
一箇所に集める
整理で最も重要な事は、
一箇所に集める
ということだそうです。
このプリント教材はここにある、
と分かっているかどうか。
まずはそこから。
ここにしか置かないと決まっていれば、
時間を書ければ探し出すことが出来る。
逆に探してそこになければ
捨ててしまった可能性が高い。
そういうことを明確にするために
一箇所に集めるのが重要なんだそうです。
それで何にストックするかなんですが、
これは各家庭の事情があると思います。
各教科ごとにボックスに入れるとか
今使っているものはクリアファイルとか
色々と工夫すべきところなのでしょうが、
最初から細かく分類し過ぎない方が続きます。
実際、国語・算数・理科・社会と分けた上で、
さらに単元別まで細かくすると、
「このプリントはどこに入れるんだろう」
という判断が毎回必要になります。
人は小さな判断でも意外と疲れるので、
そのうち仕分け自体を後回しにしてしまうんですね。
ですから最初は、
- 未処理
- 現在使用中
- 保管用
くらいの大まかな分類で十分です。
また、帰宅後すぐに放り込める
一時置きボックスを作るのもおすすめです。
ランドセル置き場の近くに
ファイルボックスやバスケットを置き、
まずはそこへ入れるだけにすると
家族全員が運用しやすくなります。
なぜなら紙で保管するよりも
データで保管したほうが
管理が簡単なケースが多いので、
紙の分類に時間を掛け過ぎる必要はないからです。
時系列に並べる
人間の記憶は結構いい加減なもの。
特に場所の記憶はいい加減なんだそうです。
一方時間の記憶は結構正しいんだとか。
何月何日というのは無理でも、
あのプリントをもらった後に
このプリントをもらったというような
前後関係は覚えているらしい。
位置情報というのは3次元ですが、
時間軸というのは1次元なので
人間の記憶としては
分かりやすいのかも知れません。
それと時系列に並べると
分類をせずに済みますから
あまり判断に頭を使わなくていい
というメリットもあります。
だいたい人間は判断することに
かなりエネルギーを使うので
判断し続けることは
続かないらしいんですね。
その判断が小さなことであっても
大きなことであってもエネルギーは使う。
だからカテゴリを細かくせずに
時系列に並べるのがいいそうです。
すくなくとも、
- すでに使い終わったもの
- 現在使っているもの
- これから使うもの
くらいには分類しておくのが良さそうです。
また、プリントは平積みではなく、
立てて保管する方が探しやすくなります。
重ねて置くと下の方の紙は見えなくなり、
存在そのものを忘れがちです。
一方で立てて並べておけば、
必要なプリントを探しやすくなります。
スキャナーでバックアップを取りデータで保管する
プリント教材の整理ではあるのですが、
パソコンとスキャナーがあるのなら、
プリントをスキャンして
データとして残しておくのがいいです。
プリントの枚数が大量にあるとしても
PDFデータにすれば大した量じゃない。
もらったプリントはとりあえず
スキャンしてデータ化しておく。
データの置き場所も
一箇所にした方がいいですが、
ファイル名をキチンとしておけば
検索できます。
だからそこまで分類に
神経質になることはないです。
その時のファイル名は
日付とプリントのタイトルを付けるなど
ひと目で分かるように
工夫する必要はありますが。
ただし実際にやってみると、
スキャン作業は思った以上に手間が掛かります。
1枚ずつ撮影して、
傾きを直して、
ファイル名を入力して、
という作業を毎日続けるのは
意外と大変です。
そのためデジタル管理をするなら、
文字認識（OCR）機能があるサービスを使い、
あとから検索できる環境を作った方が
長続きしやすいでしょう。
また学校のおたよりや連絡書など、
確認が目的の紙はデータ化と相性が良いです。
一方で学習教材については
少し考え方を分けた方がいいと思います。
算数や理科などで
間違えた問題があるプリントは、
子供の弱点が分かる貴重な資料です。
そういうものまで全部捨ててしまうと、
あとで復習したくなった時に困ることがあります。
ですから、
- おたよりや連絡書類はデータ化中心
- 間違えた問題のプリントは紙で保管
- 全問理解できた教材は処分候補
という考え方もありだと思います。
データにしておけば終わったプリントは
捨ててしまってもいい。
大量に溜まって困るのは
不要になったはずのプリント。
これを捨てていいかどうか
判断できないから困る。
それなら紙は捨てていいから
データで残しましょうということ。
ただし提出が必要な書類や、
サイン・押印が必要な紙は別です。
そういうものは原本が必要になるので、
スキャン後も捨てないようにしてください。
現在使用しているプリントや
これから使うものについては
目立つところに保管しておけば
無理に整理などしなくてもいいでしょう。
スキャナーに関しては
家庭用複合プリンタでも2万円前後
安いものを探せば
1万円以下で購入できそうです。
プリンタとしても使えるので
あったら便利かなと。
プリント教材の整理はデータで
元製紙会社社員が言うのも
どうかと思うんですが。
大量の紙の資料は
保管するだけでも大変です。
それは家庭でも会社でも同じこと。
紙には紙の良さがあります。
一覧性がありますし、
机に広げて全体を見渡しやすい。
子供が鉛筆で考えた跡や、
どこで間違えたのかも確認しやすいです。
だから学習そのものは
紙の方が向いている場面も多いでしょう。
ただし保管となると話は別です。
最近は税務署でさえ
電子データの導入を進めています。
紙の書類の整理や保管については
エキスパートだと思うのですが、
そんなお役所でさえ
電子データに切り替えているわけです。
それなら各家庭も
見習ったほうがいいはず。
そして本音を言うと
本当に必要なプリントは
現在使用しているプリントと
これから使うものであって、
すでに使用したものは
全部を残す必要はありません。
ただし、
- 間違えた問題
- 解くのに時間が掛かった問題
- テストでミスした問題
こういったプリントは
残しておく価値があります。
特に受験勉強をしている場合は、
弱点の復習資料になりますからね。
逆に一度で理解できた教材まで
全部保管していると、
本当に必要なプリントが埋もれてしまいます。
ですから、
「全部残す」
でもなく
「全部捨てる」
でもなく、
必要な紙だけを残して
それ以外はデータ化する。
そのくらいが現実的ではないでしょうか。
教材以外の連絡書やお知らせも
データにしておけば使いやすい。
データでの保管は
パソコンが壊れたらどうするという問題は
つきまとうのですが、
クラウド保存やバックアップを併用すれば
リスクはかなり下げられます。
紙の場合も間違って捨てることはあるわけで、
管理がやりやすい方が
いいとおもうのですがいかがでしょうか？
管理人のまとめ
今回はプリント教材の整理について
お話をさせて頂きました。
管理人が調べた結論は、
紙で使うものは紙で残すとして、
過去に使ったものや不要なものは
データ化して保管する、
という考え方が基本です。
ただし学習プリントについては、
全部を捨てるのではなく、
間違えた問題や
復習に使うものだけを残す。
これが意外と重要です。
紙で保管しようとすると整理が大変なので
あまりおすすめできないんですね。
元製紙会社社員としては
紙を使って欲しいのですが、
お役所が電子データ化している時代、
いつまでも紙にこだわらなくてもいいかなと。
もっと便利で確実な保管整理方法が
あるのですからそれを使う方がいいはず。
実際、紙を探し回るより
データを検索したほうが速いのですから。
プリント教材の整理なんて
無理して紙だけでやろうとせずに、
おたよりはデータ化、
復習プリントは紙で保管、
というように使い分けると
かなり管理しやすくなります。
データ化するなどうまく工夫をして
効率よく整理をして下さいね！
（参考）
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