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管理人の紙コンサルこと、べぎやすです。
今回は、タイパが悪い業務！
会議、紙の資料、通勤時間、報告書、朝礼
というお話。
最近よく聞くようになった言葉がタイパ。
タイムパフォーマンスの略で
時間対効果、になるらしい。
この感覚は昔からあるものでようやく
分かりやすい言葉になった感じがします。
このタイパと紙がなにか関係あるのか？
というと大いに関係があるんだそうです。
ということで。
この記事ではタイパが悪い業務！
会議、紙の資料、通勤時間、報告書、朝礼
について
管理人が調べたことを
お伝えしたいと思います。
タイパが悪い業務は紙関係が多い
まず最初に、「タイパ（タイムパフォーマンス）が悪い」と感じられている業務のランキングを見てみましょう。
これは、タイムクラウド株式会社が実施した調査結果に基づくものです。
- 会議
- 紙の資料
- 通勤時間
- 報告書
- 朝礼
- 申請書
- 飲み会
- その他
この結果には、多くの人が「わかる！」と強く共感するのではないでしょうか。
ごく一般的な会社員として働いていれば、誰しも一度はこのような非効率な業務に疑問を感じた経験があると思います。
終わりの見えない長時間の会議、目を通されないまま溜まっていく大量の紙資料、毎日の長い通勤、ハンコの順番待ち、そして付き合いで断れない飲み会など、非効率のオンパレードです。
管理人自身も、これらすべてを実際に経験してきました。
当時は「こういうのも仕事のうち」「これも含めて給料をもらっているんだ」と割り切っていた部分もありますが、今ではその考え方も大きく変わってきました。
時代が進むにつれて、ただ時間をかけているだけでは評価されないようになり、「効率の悪さ＝コストの増加」という視点が強まってきています。
無駄な業務にリソースを使い続ければ、当然のことながら企業全体の生産性が低下し、競争力のある企業と比べて立ち遅れてしまいます。
そして最悪の場合、その非効率が原因で組織としての存続が危うくなるというリスクもあるのです。
「タイパ」という言葉がビジネスシーンでも当たり前のように使われるようになってきたのは、それだけ「無駄な時間の排除」が重要視されてきた証拠なのかもしれません。
タイパが悪い業務は紙が問題？
さて、ここからはタイパが悪い業務と「紙」との関係について、さらに掘り下げて考えてみましょう。
先ほどのランキングで1位だったのが「会議」でした。
会議と聞くと、今でこそオンラインやスライドでの進行が一般的になっていますが、かつては大量の紙資料が当たり前でした。
管理人が社会人として働き始めた頃には、まだパワーポイントなどのプレゼンツールは一般的ではなく、会議のたびに紙の資料を人数分コピーし、ホチキスでまとめて配布していたのをよく覚えています。
その紙を読みながら、担当者が説明をして参加者がそれに対して意見を言うというスタイルでした。
一見、整っているように見えますが、実際には話が逸れたり、参加者の中にはやたらと否定的な発言を繰り返す人がいたりして、思ったよりもスムーズに進まないことが多々ありました。
中には「これは議論ではなく、ただの説教じゃないか」と感じるような会議もあり、終了時間がまったく読めないストレスフルな時間でもありました。
そういった経験を通じて感じたのは、「全員が同じ場所に集まって、紙の資料を前にして話し合う必要が本当にあるのか？」という素朴な疑問でした。
今ではリモート会議も浸透し、場所に縛られない働き方が当たり前になってきています。
しかし、その一方で「紙の資料」が足を引っ張っているケースも少なくありません。
紙の資料が必要な会議では、どうしても事前準備が必要で、出席者に手渡すことを前提に作られるため、リモートとの相性が非常に悪いのです。
資料のデジタル化が進めば、PDFや共有リンクを使って事前に参加者に配布することもでき、会議自体の生産性がぐっと高まります。
つまり、紙の存在がタイパを大きく悪化させている可能性があるということです。
さらに言えば、紙の資料を準備するということは、それを「作る」工程も存在します。
ランキング2位だった「紙の資料作成」も、非常にタイパが悪い業務のひとつです。
資料はたとえ枚数が少なくても、他人に読んでもらうものですから、適当に作るわけにはいきません。
文章の整合性や見やすさ、データの正確性を気にしながら作成し、それを印刷し、必要な枚数分セットして配布準備をする――これらすべてが大きな時間と手間を要します。
パワーポイントで作ったスライドをプロジェクターで映しながら説明するだけで済むなら、印刷も不要で資料作成も簡略化できます。
それに比べると、紙で配布する場合は圧倒的に準備工数が多くなり、担当者の負担も大きくなるのです。
紙の使用が、あらゆる面でタイパを悪化させているのは明らかだといえるでしょう。
そしてこれは会議だけではなく、報告書や申請書といった日常業務にも当てはまります。
たとえば、出張の帰社報告書、交通費や旅費の精算書、備品の申請や会議室の予約申請など。
本来、これらの業務は簡単なオンラインツールがあれば、すべて電子で完結できるはずです。
スマホ1台で美容室や飲食店の予約ができる時代に、なぜ会社の中だけ紙の運用が残っているのか、不思議に感じる人も多いのではないでしょうか。
街の小さなお店でさえオンライン対応しているのに、大企業や行政機関ではいまだに紙の申請書が当たり前というのは、やはり時代遅れと言わざるを得ません。
こうして見ていくと、「会議」「紙の資料」「報告書」「申請書」といった、タイパが悪いとされる業務の多くに共通しているのが「紙」という存在です。
ペーパーレスを推進しない限り、これらの非効率は根本的に解決されないままでしょう。
かつて製紙会社に勤めていた管理人としては、紙の需要が減っていくのは少し寂しい気持ちもありますが、時代の流れには逆らえません。
企業が生き残り、成長していくためには、非効率な慣習にメスを入れることが不可欠なのです。
管理人のまとめ
今回はタイパが悪い業務！
会議、紙の資料、通勤時間、報告書、朝礼
というお話でした。
タイパの悪い業務。
- 会議
- 紙の資料
- 通勤時間
- 報告書
- 朝礼
- 申請書
- 飲み会
- その他
なんだそうです。
管理人が会社に入ったときも
同じようなものだったかなと。
その中でも足を引っ張っているのは紙。
紙を使う業務がタイパを悪くする。
やっぱりペーパーレスが必要なのか。
こういうことに対応できた会社が
次の世代に生き残るんでしょうね～
この記事が、タイパが悪い
業務の参考になればと思います。
タイパ、うまく改善して下さいね！
（参考）
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