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管理人の紙コンサルこと、べぎやすです。
今回は紙マニュアルのメリットデメリット！
コストが1番の難点？というお話。
管理人にとってはマニュアルと言えば紙。
家電だろうがゲームだろうが
紙のマニュアルほしいです。
しかし。
マニュアルを読まない人も多いし
今では電子マニュアルが増えている。
確かに電子マニュアルのほうが
検索が楽で分かりやすい。
ただですね。
あの紙のマニュアルって読んでみたら
知らない機能が色々書いてるんですよね。
ちょっとした発見があるわけで。
これが電子マニュアルとなると本当に
困ったことしか検索しませんから
なんとなく読んでいてそんなのあるの？
というのがあんまりないのがつまらない。
実際、電子マニュアルは「必要な情報に最短でたどり着く」ことには非常に強いです。
その一方で、紙のマニュアルはパラパラめくっているうちに、関連する機能や注意点が自然と目に入る。
この「偶然の発見」は意外と大事で、特に機械や家電をじっくり使いこなしたい人には紙の良さが残っています。
製造現場などでも、検索でピンポイントに調べる電子マニュアルと、全体像を一覧しやすい紙マニュアルでは役割が違うと言われます。
何を探せばいいか分かっている時は電子が強い。
でも「なんとなく異変がある」「どこを確認すればいいか分からない」という状況では、周辺情報まで見渡せる紙が役立つこともあるんですよね。
まあ両方あれば色々便利なわけですが。
ただ残念なことに。
紙マニュアルは減っていく傾向にある。
やっぱり紙や印刷のコストが
ネックになるんでしょう。
最近は電子帳簿保存法などもあり、企業全体として「紙を減らす流れ」が強くなっています。
さらに医療業界では、2021年の薬機法改正によって、医療用医薬品などの添付文書は原則電子化になりました。
もちろん全部が完全電子化されたわけではなく、一般向け医薬品などでは紙が残っているケースもあります。
ただ全体の流れとしては、やはりデジタル化が進んでいるのは間違いないですね。
管理人のように紙のマニュアルが
好きな人間には寂しいですが。
ということで。
この記事では、紙マニュアルのメリット
デメリット！コストが1番の難点？について
管理人なりに調べたことを
お伝えしたいと思います。
紙マニュアルのメリットデメリット！メリットは何？
紙マニュアルのメリットデメリットは？
ちょっと順番に確認したいと思います。
紙マニュアルのメリット
まずは紙マニュアルのメリット。
端末が不要でどこでも読める
これは分かりやすいですね。
電子マニュアルは端末が必要で
電源がないと読むことは出来ない。
その一方紙マニュアルは端末も電源も不要。
そして明るい場所ならどこでも読める。
真っ暗なところはダメですが
ライトがあれば読めますよね。
電源がないなら焚き火の明かりとか
極端ですがそういう環境でも読める。
まあ家電のマニュアル読むときに
電源がないのは考えにくいですが
もしかすると電波が入らない環境
というのはあるかもしれません。
でも紙マニュアルなら山の中でも大丈夫。
アウトドアでテントを張ったり
調理するときにマニュアルを見る。
そんなシチュエーションなら
紙のマニュアルでしょうね～
それと、災害時や停電時に強いのも紙の特徴。
実際、緊急停止手順や避難マニュアルのような「いざという時に必要な情報」は、電子化していても紙で併用されることが多いです。
電子化だけに頼ると、端末故障や通信障害で確認できない可能性がありますからね。
逆にクラウド型の電子マニュアルは、別拠点からもアクセスできる強みがあります。
このあたりは「紙が絶対に上」「電子が絶対に上」ではなく、使う場面で変わるかなと思います。
複数のページを同時に参照できる
これは電子マニュアルでもできそうですが。
紙のほうがやりやすいのは間違いない。
必要なページが分かればそこに
栞でも挟んでおけばいいわけで。
何冊か用意できるなら同時に
見ることも簡単にできる。
途中でこのページを参照とか
なっても対応しやすいかなと。
特に紙は一覧性が高いので、前後のページや関連情報が自然に視界へ入ってきます。
電子マニュアルは検索性が高い反面、画面に表示されている部分しか見えにくい。
そのため、製造現場などでは「検索は早いけど、関連注意事項を見落としやすい」という話もあります。
もちろん最近はタブレットや大型モニターも進化していて、マルチウインドウ表示もできます。
とはいえ、紙を机に広げながら確認する感覚は独特ですね。
管理人自身、説明書を読むときは前のページと後ろのページを同時に見たいことが結構あります。
とはいえ、マルチウインドウのパソコンとか
パソコンとスマホの両方で見るとかなら
紙よりも電子マニュアルのほうが
便利なのかもしれませんが。
紙マニュアルのデメリット
次は髪マニュアルのデメリットです。
印刷コストがかかる
これはしょうがないですけど。
紙と印刷のコストがかかる。
これが電子マニュアルならマニュアルを
作成してサイトにアップすれば終わり。
作成する労力自体は紙でも電子でも
同じわけですがその後が違うわけで。
紙マニュアルの場合は出来てからも
印刷してもらう時間がかかるし。
紙マニュアルの難点はやっぱりコスト。
たとえば何かの製品のマニュアルなら
一つの製品に1冊のマニュアルが必要。
大量に売れる商品ならその数だけ必要。
一冊10円のマニュアルが1万冊なら10万円。
でも電子マニュアルなら自社サーバーに
アップするだけなので実質無料とかですね。
もちろん実際には、電子マニュアルも完全無料ではありません。
サーバー代、システム維持費、タブレット端末代、通信環境の整備、社員教育などは必要になります。
ただ、更新頻度が高い会社や、マニュアルの数が非常に多い会社では、電子化でかなりコスト削減できるケースもあります。
実際、500を超えるマニュアルをクラウド化して、年間2,000万円規模のコスト削減につながった事例もあります。
単純な印刷代だけではなく、
- 更新作業の手間
- 差し替え作業の人件費
- 古い版の回収コスト
- 探す時間のロス
こういう「隠れコスト」まで含めると、電子化のメリットはかなり大きい。
企業としてこのコストを削減すべきと
考えるなら紙マニュアル廃止になる。
ただ、ここで難しいのが「現場が本当に使うか」です。
高機能な電子マニュアルを導入しても、
- ログインが面倒
- 画面が小さい
- 現場で手が汚れて操作しにくい
- 結局ベテランが紙を印刷して使う
こういう状況になることもあるようです。
現場で「楽になった」という実感がないと、電子化は意外とうまくいかないんですよね。
ユーザーへの親切さは両方作成
だと思うんですけどね～
情報の検索が困難
紙マニュアルで使いにくいのはこれ。
一冊の本になっている場合は
特に目次や索引が問題です。
自分が確認したいことがすぐに分かれば
いいんですけど紙は検索できません。
昔は辞書はこうやって使ってた
と言われても今は検索の時代。
キーワードで検索すれば出てくるなら
そちらが優位になるのは仕方ないこと。
必要な情報へのアクセス速度が
全く違いますからね～
特に業務マニュアルでは、この検索性の差がかなり大きい。
新人教育や現場作業では、「分からないことをすぐ調べられるか」が重要です。
電子マニュアルならキーワード検索ですぐ探せますし、動画付きなら動作確認も分かりやすい。
動的な作業手順は、紙より動画付き電子マニュアルのほうが理解しやすいケースも多いですね。
一方で、電子化しても検索しにくいマニュアルだと意味がありません。
PDFを大量に置いただけで、目次やキーワード整理が不十分だと、「結局詳しい人に聞いたほうが早い」という状態になります。
電子化したのに属人化が残るパターンですね。
そのため、電子マニュアルは単にデータ化するだけでなく、「探しやすく整理する」ことがかなり重要になります。
内容の更新が容易ではない
これも紙マニュアルの弱点です。
印刷物ですから一度作成したら
修正するのが簡単ではない。
ユーザーはマニュアルを読んで
操作するので間違ってたらまずい。
でもどんな出版物でも完璧はない。
大抵の場合製本してから読み直して
間違いがありましたとなるわけで。
そうなると正誤表など必要になり
さらにまた面倒が増えるということ。
その点電子マニュアルの場合は
サイトの修正をするだけで簡単。
ロングセラーの商品になるほど
電子マニュアルが提供しやすい。
ただ、更新が簡単すぎることにも注意点はあります。
現場では「また手順が変わったの？」というストレスが意外と大きい。
特に長年同じやり方で作業してきた人ほど、頻繁な変更は混乱につながることがあります。
電子化すると更新スピードは上がりますが、その分だけ運用ルールも大切になります。
それと、電子マニュアルでも古い版が残る問題はあります。
各端末に古いPDFが保存されたまま使われたり、一部だけ更新漏れが起きたり。
これは紙の「差し替え忘れ」と似たような問題ですね。
つまり「電子だから絶対安全」ではなく、バージョン管理まで含めて設計しないといけない。
まあ頻繁に更新されるマニュアル
というのもどうかと思いますけど。
更新頻度によって、紙と電子を使い分ける考え方もあります。
例えば、
- 頻繁に変わる作業手順 → 電子向き
- 10年単位で変わらない基本理念 → 紙向き
- 緊急停止手順や避難経路 → 紙を常備
こんな感じですね。
全部を無理に電子化するより、用途で分けるほうが現実的かなと思います。
管理人のまとめ
今回は紙マニュアルのメリットデメリット！
コストが1番の難点？というお話でした。
管理人は紙マニュアルが好きなんですが
実際の便利さは電子マニュアルですかね。
紙マニュアルのメリットは電源や
端末がなくてもいいことですかね。
管理人的には思わぬ発見をする
楽しみがあるのが好きですけど。
それに、紙は全体を眺めながら理解しやすい。
電子は検索に強い。
この違いは実際かなり大きいと思います。
紙マニュアルのデメリットとしては
印刷コストがかかる、検索できない、
更新が出来ないというところで
使い勝手は良くないんですよね～
特にコストが掛かるのが問題かなと。
電子マニュアルにしておけば
はるかに安く済むわけですから。
ただ、導入コストや現場教育まで含めると、必ずしも全部が安くなるとは限りません。
規模が小さい会社や、更新頻度が少ない現場では、紙のほうが運用しやすいケースもあります。
それと更新が出来ないのも大きくて
最新のマニュアルは紙では無理。
商品のサイクルが早いものほど
電子マニュアルになるでしょうか。
とはいえ。
今のところ紙と電子の両方で
マニュアルを作成することも多い。
管理人はそれが親切かなと思いますね。
検索性や更新性は電子。
一覧性や安心感は紙。
そう考えると、完全な二択というより「どこを紙で残すか」を考える時代なのかもしれません。
紙のマニュアルは読まない人もいますが
それでも製品にはつけておいてほしい。
管理人ならそれで安心しますので。
この記事が、紙マニュアルのメリット
デメリットの参考になればと思います。
紙マニュアル、上手く使って下さいね！
（参考）
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