この記事は約 10 分で読めます。
管理人の紙コンサルこと、べぎやすです。
今回は、ペーパーレス化が二極化する理由。
職場の意識の問題が大きい、と言うお話。
管理人的には紙を使ってほしいんですが。
世間的にはペーパーレス化しなければ
いけないという感じになってますよね～
なってるんですけど実際にペーパーレス化
できているところとそうでないところがある。
まあ正直言うと本当にペーパーレス化が
必要かどうかというのはあると思います。
ペーパーレス化を推進しても業務が
ラクにならなかったりするので。
それはそうとして。
このペーパーレス化ができているところと
できていないところの差はなんなのか？
ちょっと考えてみたいと思います。
ということで。
この記事ではペーパーレス化が
二極化する理由。職場の意識の
問題が大きい、について
管理人が調べたことを
お伝えしたいと思います。
ペーパーレス化が二極化するのは成功体験の有無？
管理人の感覚ではありますが。
ペーパーレス化が二極化するのは
成功体験の有無ではないのかなと。
なんでもそうですけど。
最初に導入するときは大きな抵抗がある。
導入したあとがまた問題で
成果が出ないとやめてしまう。
このペーパーレス化というのも同じ。
結局はコスト削減や業務改善なので
目に見えて改善しないと続かない。
たとえば。
ペーパーレス化の場合だと
帳票を減らすとかですかね。
紙で運用するなら色んな種類の帳票が
必要になって転記作業が大変だった。
同じ数字を違う帳票に書き写す。
それが何種類もある。
しかも困ったことにその作業が
仕事になってしまうわけですよ。
会社側からするとそんな作業は
データベースがあれば片がつく。
最初の入力は手作業だとしても
その後の帳票はパソコンで作成。
帳票をプリントアウトするにしても
転記作業は不要になるわけです。
そうすればそんな作業をしていた
事務員の人件費は不要になるわけ。
そうやって業務改善をして
コストダウンをする。
本来はそのためのペーパーレス化のはず。
単純に帳票の枚数を減らすなんて
コピー用紙の枚数が減るだけのこと。
人件費削減に比べれば微々たるもの。
それから。
受発注なんかをFAXでやり取りする。
これもどうなのと。
ネットで繋げば紙なんていらない。
今が2024年ですけどこれが20年前なら
常時ネット接続って出来るのか？
と思いますけどこれだけネットが
発達すれば出来ないはずがない。
まあセキュリティとかの問題は
あるでしょうけどFAXよりマシ。
ちゃんとしたソフトを作ると
それなりにお金もかかりますけど。
でもこういうのって
必ず反論する人がいる。
管理人が実際に聞いたのは。
紙がないと不安、というやつ。
まあこれは分かるんですけどね。
結局、電子システムへの信頼がない。
データが消えたらどうするのか？
という感じのお話ですよね。
バックアップを取れば大丈夫、
と言う話をしてもわからない。
FAXでの受発注をやめるときには
「電子システムだと見落とすかも」
と言ってる人もいました。
FAXなら紙が出るから分かるけど
メールとかだと見落としそうだと。
いやいや、電子システムのほうが
ミスは減りますよと思いましたが。
というかそもそもそういう
仕事なんだから見落とすなと。
本当に今までと違うことをする
というのは抵抗されるんです。
管理人の感覚ではペーパーレス化は
人間が減ることにつながるので
自分の仕事がなくなってしまうという
不安感が本能的にあるのではないか？
そういう感じがしました。
業務改善に抵抗する人はこれまでの
自分の仕事を否定されるわけです。
それが嫌なんでしょうね～
それで。
嫌がっている現場に無理やり
ペーパーレス化を押し付けると。
それで仕事が楽になればいいんですが
紙がなくなってミスをすることもある。
特にパソコンの作業に慣れていないと
電子機器が使えないところで間違える。
これが増えてくると元に戻ってしまう。
やっぱり紙がいいと。
これまで紙ベースだったから
表面化していなかったミスが
システム化されたことで
融通が利かない事が増える。
そうなると実は無理やり辻褄を
合わせていたことが発覚する。
それでやっぱり紙に戻してくれと。
こんな感じで現場が混乱すると
結局元の木阿弥になってしまう。
歪を直そうとしてもそれに負ける。
こういうところでなんとか前に進むか
現状維持で行くかというところになる。
その意識の違いがペーパーレス化が
出来るか出来ないかの違いになる。
ペーパーレス化がうまく行ったところは
もっとやろうということになるでしょうが
ペーパーレス化がうまく行かなかったら
今まで通りにやりましょうということに。
なかなか難しいところだと思います。
ペーパーレス化が二極化する理由。業務フローが正常なのか
ここまでペーパーレス化が二極化する
理由について考えてみましたが。
ペーパーレス化がうまくいくかどうかは
業務改善の意識の問題が大きいのかなと。
しかしながら。
ペーパーレス化しやすいかどうか
というのがあるのではないか？
というのも思うんですよね。
管理人が考えたところでは。
多分、業務フローが明確なところは
ペーパーレス化しやすいのではないかと。
言い方は悪いですが人間が歯車のように
なっているところはペーパーレス化出来る。
誰がやってもある程度の
仕事はできるわけですから。
しかし、この仕事は〇〇さんでないと
となっているところはうまく行かない。
結局誰かが仕事を抱え込んで
見えなくなっているところは
ペーパーレス化もうまくいかない
ということかなと思うんですよね。
ペーパーレス化というのは究極は
機械ができるところは機械がやる
人間の手を介さなくてもいい
というところに繋がります。
伝票に記載された数値を何度も
帳票に書き写さなくても
その途中はパソコンがやってくれて
最終結果を人間が確認するだけ。
今だとその結果に対する分析や
考察もAIがやってくれるでしょう。
そう考えると。
ペーパーレス化ってただ紙を減らす
というわけではないので抵抗が大きい。
保身、が阻害しているのかも知れません。
簡単には行かないわけですよね～
管理人のまとめ
今回はペーパーレス化が二極化する理由。
職場の意識の問題が大きいというお話
でした。
ペーパーレス化ってかなり前から
言われてますけどそれほど進まない。
うまくいくところは進んでますが
そうでないところは後戻りしている。
結局はその職場の意識が問題で
保身が強いと進まない気がします。
ペーパーレス化というのは
業務改善とコストダウン。
なので成功してしまうとその仕事が
なくなる人が出てきてしまうわけで。
今までと違うことをするか
いらない人になってしまう。
そういう意識が強いとペーパーレス化が
進まないのかなと思いますね～
ただこれは本能みたいなものなので
そう簡単には行かないんだろうなと。
それでも会社が生き残るためには
ペーパーレス化は必要なんでしょう。
管理人は対応できなかった
ということになりそうです。
この記事が、ペーパーレス化が二極化する
理由の参考になればと思います。
ペーパーレス化、うまくやってくださいね！
（参考）
こんな記事も読まれています。
請求書ペーパーレス化は仕方ない！メリットとデメリットは？
⇒https://kamiconsal.jp/seikyusyopaperless/
印紙税はペーパーレスだと非課税？契約書の電子化で課税回避
⇒https://kamiconsal.jp/insizeipaperless/
ペーパーレス化が進まない理由。ITリテラシーが低いから？
⇒https://kamiconsal.jp/paperlesssusumanai/
