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管理人の紙コンサルこと、べぎやすです。
今回は、こより綴じが公文書で
使われていた理由は？
長期保存の実績！
というお話。
管理人、公文書でこより綴じが
使われていたニュースを見ました。
2020年10月のお話ですが。
なんというか、未だにこより綴じで
文書を保管していたのか！が驚き。
文書の電子保管の一環なんでしょうけど
ずいぶん細かいところから手を付けるなと。
行政の効率化のためなんでしょうが
さてこれは文書保管として正しいのか？
ちょっと気になるので考えたいと思います。
ということで。
この記事では、こより綴じが公文書で
使われていた理由は？長期保存の実績！
について
管理人が調べたことを
お伝えしたいと思います。
こより綴じが公文書で使われるのは正しいのか？
そもそもこよりですけど。
アマゾンで売ってますね。
今村紙工 紙こより 紙製つづり紐）１００本入り KOYORI-01/54541009
こんなもの買う人いるの？
と思いますけどいるんですね。
普通は紙を短冊に切ってねじって作る。
あくまでも「紙」というのがポイントです。
それで。
こよりを使うのが非効率かというと
こんなのを買えば効率は悪くない。
自分で作って綴るのが非効率か？
これも慣れた人がやれば速い。
ただし、ちょっと特殊技能なので
それなりに練習は必要ですけど。
普通に考えればホチキスで止めたり
バインダーにファイリングしますが
本当に紙で長期保存するなら
こより綴じでも悪くないかなと。
こより綴じ、イメージは時代遅れ
ですが実務としては問題なさそう。
それで。
考えたいのは長期保存。
たとえば。
ホチキスの芯なんですけど
あれは錆びるんですよね。
錆びないステンレスのもありますが。
マックス ホッチキス針 10号 1000本入x2個 No.10-1Mパック2
普通のホチキスの芯は錆びますから
錆びるとそこから紙が破れてくる。
本気で50年以上とか保管するなら
ホチキスを使うのはどうかなと。
それからバインダーですけど。
キングジム キングファイル A4 タテ 2475GXA 青3冊パック 2475GXA-3
これも金具がちょっと心配。
プラスチックのもありますけど
それもやっぱり劣化するし。
置き場所があるならしっかりしてるし
保管に使うにはいいと思いますけど。
それで一方のこより綴じですが。
これは素材の点でいいんですよね。
文書は紙だしこよりも紙なので。
そして通常は文書に使った紙と
同じ紙でこよりを作ることになる。
つまり文書もこよりも同じように劣化する。
紙が50年以上持つならこより綴じも
同じ年数大丈夫というわけです。
長期保存という観点から見た場合
これはかなり心強いですよね。
50年とか保存を考えたときに
文書を作成した人はもういない。
ということは劣化の状況を
自分の目で確認はできない。
ならば確実に実績のある方法で
文書を保管したほうがいいのでは？
後輩が困らないために。
先輩はいい仕事してたなと
思ってほしいわけですし。
管理人はそんな風に考えています。
こより綴じが公文書で使われる理由。廃棄しやすい？
もうひとつ思いついたこと。
こより綴じの場合廃棄しやすい。
長期保存した公文書も所定の
年数が経過すれば廃棄されます。
そのときにこより綴じだと
廃棄が簡単ですよね。
分別しなくていいので。
バインダーやファイルだと廃棄のとき
金具をはずすとか面倒ですからね。
昔はなかった便利な文具ですが
別の面倒を起こしてしまう。
よくあることだと思いますが。
いずれにしても。
紙の文書を紙のこよりで綴じれば
そのまま焼却でも古紙処理でもOK。
よく考えてみるとこれって
とってもエコなんですよね～
管理人のまとめ
今回はこより綴じが公文書で
使われていた理由は？長期保存の実績！
というお話でした。
管理人、公文書のこより綴じ廃止の
ニュースを見て驚いたんです。
2020年時点でそんなことやってるのかと。
しかし。
少し調べて考えが変わりました。
こより綴じって紙を長期保存するなら
意外に理にかなっているのではないか？
確かに目の前の業務効率を考えれば
こより綴じなんて非効率な感じですが
慣れた人がやれば結構速いし
しっかりしたものが出来る。
それに。
何十年も保管するものをそんな
目の前の効率で測っていいものか？
ホチキスにしてもバインダーにしても
金属を使う限り錆びてくるわけです。
その寿命が紙の劣化より
短い可能性だってある。
しょっちゅう見返す文書はバインダーで
保管しておいたほうが使いやすいでしょう。
しかし何十年も保管することが目的の
文書ならそういう効率は不要かなと。
今だったら文書はパソコンで作成して
電子的に保管した上で紙でも保管する。
実務的にはパソコンで呼び出して
画面を読むか紙に印刷して見るか。
そんな感じだと思うんです。
ならば実際には使わないけど原本として
保管する紙はこより綴じでいいのでは？
こよりなら紙ですから劣化具合は
文書と同じになるわけですし。
こより綴じ廃止ってもしかすると
目先しか見てな話だったのかも。
個人一代ならこより綴じなんて
面倒で非効率なだけですけど
何世代も後の時代に残す公文書なら
その保管方法は実績もあるので
無理に変更する必要は
なかったかも知れません。
非効率に見えても意味がある
ということかもしれませんね～
この記事が、こより綴じが公文書で
使われた理由の参考になればと思います。
こより綴じ、ちょっと練習してみようかな？
（参考）
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