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管理人の紙コンサルこと、べぎやすです。
今回は請求書ペーパーレス化は仕方ない！
メリットとデメリットは？というお話。
管理人、請求書がペーパーレス、
それほど驚かないんですけど。
まあ、個人の買い物の場合は余程の
高額商品でなければ請求書ないですし。
通販だったらそもそもWEBだし。
しかし。
これが企業間取引となると
そんなの出来るの？となる。
管理人の感覚だと紙の請求書が来て
ようやくお金を払おうかって感じ。
海外との取引だったらメールの添付で
請求書のPDFというのはありましたが。
でも国内の取引で紙の請求書がない
というのはなかったんですよね～
そんなのなんだか頼りない。
そういう感じがしますね。
それは、習慣、だけのものなんですが。
それはそうとして。
請求書もペーパーレス化が
進んでいるんだとか。
あらゆる取引を電子決済にという
方針がありますからね～
時代には逆らえないんでしょうか。
管理人は元製紙会社社員ですから
ペーパーレスは困るんですけど。
いったいどうなるんでしょうね～
ということで。
この記事では、請求書ペーパーレス化は
仕方ない！メリットとデメリットは？
について
管理人なりに調べたことを
お伝えしたいと思います。
請求書のペーパーレスは時代の流れ！対応するしかないのか？
管理人が調べてみた限りでは、請求書のペーパーレス化はもはや避けて通れない時代の流れのようです。
この流れに逆らうことは難しく、どうにかして対応していくしかない状況になってきています。
特に大きいのが、電子帳簿保存法への対応です。
2024年以降は、メール添付のPDFやWEBサイトからダウンロードした請求書など、「電子データで受け取った請求書」は、基本的に電子データのまま保存する必要があります。
以前のように「PDFを印刷して紙で保存しておけばOK」という運用だけでは難しくなりました。
つまり、請求書のペーパーレス化は「便利だからやる」というだけではなく、法律対応という側面も強くなっているわけです。
ただ、ここで誤解しやすいのが、「紙を全部やめなければいけない」という話ではないこと。
相手から紙で届いた請求書は、従来通り紙のまま保存しても問題ありません。
逆に、メール添付やWEBダウンロードで受け取ったものは、データとして保存する必要がある。
この違いがかなりややこしいんですよね～
しかしながら、ここで問題となるのが、「自社はペーパーレス化に対応できるけれども、取引先がそれに対応していない場合どうするのか？」という点です。
実際のところ、小規模な企業や個人事業主のような小さな会社ほど、ペーパーレス化の実施は比較的簡単です。なぜなら、社長や責任者が「やろう」と決めたら、それがすぐに実行されるからです。社内の稟議も簡単で、柔軟な意思決定が可能です。
しかも、売上規模が比較的小さい事業者の場合、電子帳簿保存法の検索要件が緩和されるケースもあり、高額なシステムを入れなくても対応しやすいと言われています。
たとえば、ファイル名を
「20261001_株式会社○○_100000_請求書.pdf」
のように統一して保存しておけば、最低限の整理はかなりしやすくなります。
逆に、
「10-1請求書.pdf」
「○○会社10月分.pdf」
みたいにバラバラだと、あとから探せなくなる。
これ、実務ではかなり大きいと思います。
一方、大企業となると話は少し変わります。社内の承認フローが複雑だったり、既存のシステムとの連携に時間がかかったりと手間はかかりますが、それでも「やるしかない」という強いプレッシャーがあります。情報システム部門や法務部門など、必要な体制も整っているため、最終的には対応可能です。
一番やっかいなのが、いわゆる中規模の会社です。この規模の企業は、自社の判断だけでは進みにくいことが多く、取引先の状況にも大きく左右されがちです。もしも取引先が大手企業で、すでにペーパーレス化を強力に推進している場合には、それに従わざるを得ません。
しかし、取引先が同じような中小企業だったり、まだ紙の請求書に慣れていて「ペーパーレス？なにそれ、美味しいの？」というような感覚のところだと、まったく進展しません。特に「今までのやり方で何も困ってないのに、なんで変えなきゃいけないの？」という空気が蔓延していると、導入は難航します。
実際、請求書の電子化は世間でかなり進んでいるように見えても、調査では紙やPDFの混在運用がまだ多数派という話もあります。
つまり、「まだ紙が残っている会社」は珍しくないんです。
管理人的には、ここを勘違いして「うちだけ遅れてる！」と焦りすぎる必要はないと思います。
むしろ危険なのは、一気に全部を変えようとして現場が崩壊することです。
加えて、業務の効率化が進むと、手作業で請求書を扱っていた事務スタッフの仕事がなくなる可能性もあります。たとえば、そのスタッフが社長の奥さんだった場合、「仕事がなくなる＝家庭の問題」になるかもしれません。
そんな状況で無理に進めるくらいなら、最近では請求書のペーパーレス化を外注するという選択肢もあります。社内に詳しい人材がいないのであれば、外部の専門家やクラウドサービスに依頼して進めるというのも現実的です。
最近のクラウド請求書サービスでは、電子送付だけでなく、紙を希望する取引先には郵送代行を自動で使い分けられるものもあります。
つまり、自社側はデータ管理を進めながら、取引先には従来通り紙で送る、というハイブリッド運用ですね。
管理人的には、こういう「相手に無理をさせない電子化」が現実的だと思います。
ただ、それに対して「でもそれって、なんか違う気がする…」と感じる経営者も少なくないのではないでしょうか。
請求書ペーパーレス化のメリットとデメリット
それでは次に、請求書のペーパーレス化によるメリットとデメリットについて見ていきましょう。
まず、ペーパーレス化による最大のメリットは、紙を扱う手間がなくなり、業務が大幅に効率化されることです。請求書の印刷、封入、郵送、保管といった作業がすべて不要になり、人的コストも削減されます。検索性も向上し、ミスのリスクも減ります。
また、請求書のデータを検索しやすくなるので、「あの請求書どこ行った？」という探し物が減るのも大きい。
紙のファイルを何冊も引っ張り出す必要がないのは、やはり便利です。
さらに、電子データは履歴が残りやすいため、透明性の向上にもつながります。
しかしながら、ここに大きな問題も潜んでいます。
それは、「業務効率化＝業務内容の見直し」という点です。つまり、これまでのやり方を抜本的に変えないといけないということです。
管理人の考えとしては、この変化に対応できない人が一定数いるのではないかと感じています。たとえば、長年紙で請求書を処理してきた経理担当者が、突然パソコンやクラウドを使って請求書を管理しろと言われた場合、戸惑ってしまうかもしれません。
しかも実際には、システムを導入した直後って、経理担当者に問い合わせが集中しやすいんですよね。
「ログインできない」
「パスワード忘れた」
「どこからダウンロードするの？」
こういう問い合わせが、取引先や社内から一気に来る。
特に、取引先に高齢の経営者やITが苦手な会社が多い場合、ポータルサイト型の請求書システムは嫌がられるケースもあるようです。
管理人的にも、「毎回ログインして請求書を探してください」という方式は、人によってはかなりストレスだろうなと思います。
その点、普通のメールにPDF添付で届くほうが、取引先としては楽でしょう。
もちろん、世間的には「できない人はやめてもらえばいい」という考え方もあります。でも、現実はそう簡単にはいきません。
たとえば、その経理担当者が社長の家族だった場合、本人がITに疎くても、立場的に辞めてもらうわけにはいかないこともあります。家庭の事情や人間関係が複雑に絡んでくることもあるでしょう。
だからこそ、最初から全部を変えるより、
「まずは電子データ保存だけ対応する」
「請求書の送付だけ電子化する」
「紙運用を残しながら一部だけ移行する」
みたいなスモールスタートのほうが現実的な会社も多いと思います。
さらに、もしその企業が少々ブラックな会計処理をしていた場合、紙の請求書であればなんとか誤魔化せていたものが、電子化によってすべての履歴が記録され、透明化が進むことで困るということも考えられます。
電子請求書は改ざんが難しく、ログも残ります。紙のように「なくなった」と言い張ることができないのです。これは、ある意味で健全化ですが、そうしたことを恐れて反対する人がいるというのも理解できる話です。
これはかなり穿った見方ではありますが、完全に否定できる話でもありません。あくまで管理人の雑談的な視点として、そういった側面もあるかもしれない、という程度に受け取ってもらえればと思います。
そしてもう一つ、見逃せない大きな懸念点があります。それがシステム障害です。
電子化されたデータは便利である一方で、電気やインターネットなどの外部インフラに依存します。万が一、通信障害や停電が起きた場合、請求書の発行も確認も一切できなくなるというリスクがあります。
たとえば、近年ではみずほ銀行のATMがシステム障害で長時間使えなくなるといったトラブルもありました。このような事例を見ると、請求書も同様に、システム障害で業務が完全に停止する可能性を否定できません。
もし月末や決算期などに3日間も請求書が処理できなかったら、取引先との支払い、入金、経理処理が滞り、会社全体が混乱に陥ることもあるでしょう。そう考えると、「やっぱり紙もあったほうが安心だな」と思ってしまうのも自然な流れです。
さらに怖いのは、誤送信やデータ消失です。
メール添付で請求書を送る場合、アドレスの選択ミスで別会社に送ってしまうリスクがあります。
また、バックアップを取っていなければ、パソコン故障やクラウド障害で数年分の請求書データが消える可能性もゼロではありません。
管理人的には、ペーパーレス化するなら、
・保存先を複数に分ける
・外付けHDDやクラウドにバックアップする
・社内ルールを決める
このあたりは最低限必要だと思います。
あと、意外と誤解されやすいのが、「高額なシステムを導入しないと法律違反になるのでは？」という不安です。
実際には、事務処理規程を整備し、ファイル名ルールを決めて保存運用をしていけば、必ずしも高価なシステムが必要というわけではありません。
もちろん、取引件数が多い会社なら自動化システムのほうが安全でしょう。
しかし、毎月数十件程度の請求書しか扱わない小規模事業者なら、まずは低コスト運用から始める選択肢も十分ありだと思います。
逆に、月100件、200件と請求書が増えてくると、手作業でのファイル管理はかなり厳しくなるでしょう。
人為的ミスも増えますし、結局あとで大変になる。
このあたりは、「会社規模」と「件数」で判断するしかないですね。
実は、管理人自身もWEB通帳にしたいと思いつつ、こういった障害のリスクを考えて、いまだに紙の通帳を使っています。実際にはWEBで明細をチェックすることが多いのですが、たまにはATMに行って紙に記帳しておくことで安心感を得ているわけです。
請求書のペーパーレス化も、結局はそれと似たようなスタイルになるのではないでしょうか。
基本は電子化されたデータでやり取りしつつも、最終的には紙で印刷して保管する。完全なペーパーレスというよりは、ハイブリッドな運用スタイルが現実的なのかもしれません。
特に、重要な請求書や長期契約に関係する資料などは、「最後のバックアップ」として紙を残しておきたいと感じる会社もあるでしょう。
元製紙会社社員としては、やっぱり紙には紙の安心感があると思います。
そうなると、「それって本当にペーパーレスなのか？」という疑問も出てきますが、請求書の電子化によって企業ごとのバラバラな様式が整理されるのであれば、一定の意味はあると言えるでしょう。
取引の透明性が高まり、不正が起きにくくなるのであれば、それはそれで大きな一歩なのかもしれません。
管理人のまとめ
今回は、請求書ペーパーレス化は仕方ない！
メリットとデメリットは？というお話でした。
管理人的には請求書のペーパーレス化は
やるしかないんだろうと思っています。
電子帳簿保存法への対応もありますし、
取引先から電子化を求められる流れも
今後はさらに強くなるでしょう。
一応は業務効率改善にもなりますから。
ただ、従来のやり方を変更するのは
相当な抵抗があるのも間違いない。
特に長年紙の請求書で仕事を
していた人は抵抗するでしょう。
電子化したときのデメリットも
それなりにありますからね～
それでも時代の流れは電子化。
国内だけでの取引ならいいですが
海外ともとなるとなおさらです。
ただ、管理人的には、
「全部を一気にペーパーレスにする」
よりも、
「電子保存には対応しつつ、紙も必要に応じて残す」
くらいのハイブリッド運用が、
現実的な落としどころかなと思います。
取引先に無理を強いると、
かえってトラブルになりますし。
特に中小企業では、
「今まで通り紙で欲しい」
という相手もまだまだ多いでしょう。
だからこそ、相手に合わせて、
電子と紙を使い分ける。
その上で、自社側の封入・発送・保管の
手間だけを少しずつ減らしていく。
こういう進め方のほうが、
長続きする気がしますね～
色々リスクはあっても目をつぶって
やるしかないのかな、と思いますね～
この記事が、請求書ペーパーレスの
参考になればと思います。
業務の効率化、うまくやって下さいね！
（参考）
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