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管理人の紙コンサルこと、べぎやすです。
今回は、機密文書廃棄はどうする？
シュレッダー、焼却、溶解サービス
と言うお話。
管理人、会社では機密文書と呼ばれる
文書の取り扱いしたことないですが。
今だとちょっとした個人情報でも
機密文書扱いされそうです。
なんだか色々面倒が増えた。
そんな機密文書ですけど。
普通はシュレッダーにかけると思います。
今だと個人用の卓上のシュレッダーもあるし。
アスミックス(Asmix) アスカ クロスカットシュレッダー 卓上スリムデザイン 連続10分 最大3枚細断 B03W ホワイト
あとは普通に焼却でしょうか。
それ以外だと溶解サービス
というのもあるそうです。
これはエコにもなるので
企業ならいいかもしれない。
ということで。
この記事では機密文書廃棄はどうする？
シュレッダー、焼却、溶解サービス
について
管理人が調べたことを
お伝えしたいと思います。
機密文書の処分のやり方。大量なら溶解サービスも
機密文書を安全かつ確実に処分する方法としては、一般的にシュレッダーにかけたり、焼却炉で焼却するという手段が知られています。これらの方法は自宅やオフィスで手軽に実施できますが、文書の量が多い場合には時間や労力がかかってしまうため、かなりの手間が必要です。
特に、大量の書類を短時間で処分したい場合、一般的なシュレッダーでは対応しきれないこともあります。そういったときに便利なのが、専門業者による文書溶解サービスです。このサービスを利用すれば、大量の機密文書を一括で処理でき、安全性も高く、非常に効率的です。
現在では、いくつかの企業や団体がこのようなサービスを提供しています。たとえば、以下のような会社が代表的です。
【郵便局】
機密文書溶解サービス
⇒https://www.post.japanpost.jp/business/yokai/index.html
【ヤマト運輸】
機密文書リサイクルサービス
⇒https://business.kuronekoyamato.co.jp/service/lineup/kimitsubunsho/index.html
【日本通運】
機密書類リサイクルサービス
⇒https://www.nittsu.co.jp/sora/security/service/ecorecycle/
このように、複数の信頼できる企業がサービスを展開しており、利用者は自分のニーズに合ったものを選ぶことができます。その他にも、大塚商会の「たのめ～る」など、法人向けのサービスも広がっています。
利用方法も非常にシンプルで、あらかじめ用意された専用の箱に処分したい機密文書を詰めて、郵便局などの回収業者に持っていってもらうだけで完了します。手順も明快で、誰でも迷わずに利用できます。
集荷された箱は、そのまま提携する製紙工場に輸送され、封を開けずに中身を確認することなくそのまま溶解処理され、最終的にはトイレットペーパーなどの再生資源としてリサイクルされます。
また、こうしたサービスの多くでは「溶解証明書」が発行されるため、確実に処分されたという証拠を残すことができ、特に企業にとってはコンプライアンス上も安心材料となります。
郵便局以外の業者も同様の仕組みでサービスを提供しており、いずれも箱の中身を開封することなく処理されるため、機密保持の観点でも非常に優れた仕組みです。
何より、シュレッダーのように一枚一枚処理する手間がなく、短時間で大量の書類を処理できる点は大きなメリットです。あとは費用面や利便性を比較し、自分にとって最も適した方法を選ぶことになります。
企業の場合は、すでに出入りしている業者との関係もあるため、例えば普段からクロネコヤマトを使っているなら、ヤマト運輸のサービスのほうが導入しやすいといった利点もあります。
一方で、個人で利用する場合は費用がやや高めになりがちで、本当にそこまでして処分すべき機密文書があるのかを一度見極める必要があるかもしれません。それでも、必要な人にとっては非常に便利で信頼できる選択肢です。
機密文書廃棄を自社内で完結させるならエプソンのペーパーラボも
ここまで、外部業者を活用した機密文書の処分方法について紹介してきました。一般的にはシュレッダーや焼却処理が多いですが、最近ではより効率的かつ安全性の高い「機密文書溶解サービス」も広く活用されています。環境にも配慮された処分方法として注目されています。
しかし、これらの方法以外にも、自社の中で機密文書の処理を完結させるという選択肢もあります。そのひとつがエプソンが提供している「ペーパーラボ」という装置です。
エプソン ペーパーラボ
⇒https://www.epson.jp/products/paperlab/
このペーパーラボは、従来の水を使って溶かす方法とは異なり、乾式で文書を粉砕し、再生紙として再利用できる仕組みを持っています。一般的なリサイクルと違い、水を一切使わない「乾式方式」での製紙という点が特徴的です。
このプロセスは不織布の製造方法に近く、元の文書の情報は完全に破砕されて再利用されるため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。また、自社内に設置して利用するため、外部に文書を持ち出すことなく処理が完了し、セキュリティ面でも安心です。
ただし、導入にあたっては初期費用がかかるほか、再生紙を作る際に使用する特殊な薬品や定期的なメンテナンスが必要で、ランニングコストも無視できません。
管理人自身は具体的な運用コストまでは把握していませんが、一般的にこうした専用薬品や装置の消耗品は、想像以上に費用がかさむことも多く、導入前にしっかりとシミュレーションしておくことが大切です。
とはいえ、それらのコストをクリアできれば、処理の安全性や環境への配慮、企業の社会的責任（CSR）への貢献など、多くのメリットを享受できます。企業のイメージアップにもつながる可能性があり、管理人としては今後このような装置がもっと普及していってほしいと感じています。
管理人のまとめ
今回は機密文書廃棄はどうする？
シュレッダー、焼却、溶解サービス
というお話でした。
機密文書の廃棄にはシュレッダーか焼却。
今だと文書溶解サービスもある。
ということでした。
シュレッダーはもう一般的で
卓上のものまでありますね。
文書溶解サービスも調べてみると
今やものすごい数のサービスが有る。
郵便局、クロネコヤマト、佐川、
たのめ～る、エリエールペーパー。
運送会社、文具関連、製紙会社。
なんだか乱立してますね～
最終的にはトイレットペーパーになるので
処理は製紙会社がやるわけですけどその前に
どこが引き取って運ぶのか
と言う競争になっています。
利用する側からすると郵便局や
ヤマト、佐川なんかが使いやすい。
企業の場合はだいたい毎日来るから
頼みやすいというのもありますよね。
それから。
自社でリサイクルするシステムとして
エプソンのペーパーラボもありました。
これは廃棄文書を乾式粉砕して
また紙にするというシステム。
コストは掛かりますが安全性や
企業PRにはいいでしょうね～
この記事が、機密文書廃棄の
参考になればと思います。
機密文書廃棄、上手くやって下さいね！
（参考）
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